Créer des Apprenants, Entreprises et Contacts clients
Pour importer des fichiers Excel, consulter le guide dédié.
Les Entreprises représentent des personnes morales. Cela peut être une entreprise, une association, une collectivité etc. Les Entreprises peuvent également être utilisés pour des Indépendants qui ont une structure attachée.
Les Apprenants sont les participants de vos formations. Dans SmartOF, un Apprenant peut participer à une formation par une Entreprise (en tant que salarié ou collaborateur), ou en tant que Particulier (en son nom propre, par exemple dans le cadre du CPF).
Les Contacts Clients sont des interlocuteurs non apprenants que vous avez dans vos entreprises clientes. Les fiches Contacts Clients vous permettent d'enregistrer les coordonnées de ces personnes dans votre CRM et de les rattacher aux bonnes entreprises.
1. Créer une fiche Apprenant
2. Pour créer une nouvelle fiche apprenant, cliquez sur "Nouvel apprenant" depuis l'onglet Apprenants du menu principal.
3. Renseignez les différentes informations du formulaire.
Seuls le Nom et le Prénom sont obligatoires.
4. Vous pouvez optionnellement associer cet Apprenant à une entreprise en sélectionnant une Entreprise dans le champ Rechercher une entreprise.
Si l'Entreprise n'existe pas encore dans SmartOF, cliquez sur Créer une entreprise.
Alert: Une fois l'entreprise créée, pensez à bien la sélectionner dans la liste déroulante.
5. Une fois les informations du formulaire renseigné, vous pouvez cliquer sur :
- Créer et en ajouter un autre pour créer plusieurs apprenants à la chaîne
- Créer l'apprenant pour finir la création et ouvrir sa fiche
2. Créer un Apprenant depuis une Entreprise
6. Si l'entreprise existe déjà dans SmartOF, vous pouvez créer une nouvelle fiche Apprenant directement depuis cette dernière.
Pour cela accédez à l'onglet "Apprenants" de la fiche Entreprise.
Cet onglet liste tous les apprenants associés à cette entreprise.
7. Cliquez sur "Ajouter un apprenant"
8. Vous avez alors deux choix :
- Ajouter des apprenants déjà existant dans SmartOF. Pour cela cliquez sur la liste déroulante.
- Créer une nouvelle fiche apprenant.
9. Ou alors cliquez sur "Créer un apprenant" pour créer une nouvelle fiche Apprenant. Cette dernière sera automatiquement rattachée à l'Entreprise depuis laquelle vous créez l'apprenant.
3. Créer une fiche Entreprise
10. Ouvrez l'onglet "Entreprises" du menu principal.
11. Cliquez sur "Nouvelle entreprise" puis complétez les informations dans la fenêtre qui s'ouvre.
Seul le Nom de l'entreprise est obligatoire.
12. Si vous avez des coordonnées de contact client à enregistrer dans SmartOF, cliquez sur "Créer un contact".
Si votre Contact Client existe déjà dans SmartOF, utilisez plutôt la liste déroulante.
13. Si vous connaissez déjà l'identité des apprenants de cette entreprise, vous pouvez cliquer sur "Créer un apprenant" ou alors les sélectionner depuis la liste déroulante.
14. Enfin cliquez sur "Créer l'entreprise" pour enregistrer votre saisie dans SmartOF.
Si vous souhaitez saisir directement une nouvelle entreprise, vous pouvez cliquer sur Créer et en ajouter une autre.
4. Créer une fiche Contact Client
15. Ouvrez l'onglet "Contacts clients" du menu principal.
16. Cliquez sur "Nouveau contact client" puis complétez les informations dans la fenêtre qui s'ouvre.
Seuls le Nom et le Prénom du contact sont obligatoires.
17. Vous pouvez rattacher le Contact Client à une entreprise :
- Soit une entreprise déjà existante dans SmartOF. Pour cela utilisez la liste déroulante.
- Soit une nouvelle entreprise. Pour cela, cliquez sur "Créer une entreprise"
18. Enfin, cliquez sur "Créer le contact"
