Envoyer un SMS aux apprenants

1. Pour commencer, ouvrez une de vos sessions, depuis l'onglet "Sessions de formation" du menu principal.

Pour créer votre première session de formation, vous pouvez suivre ce tutoriel

2. Cliquez sur l'onglet "Workflows" de la session.

C'est via les Workflows que s'executent les différentes action : envoi de SMS, envoi de document par mail etc.

3. L'envoi de SMS est disponible pour les Apprenants uniquement pour l'instant.

Cliquez sur "Apprenants" pour accéder au workflow apprenant.

4. Le workflow Apprenant est par défaut constitué de deux étapes :

• L'envoi d'une convocation par mail
• Puis l'envoi d'une attestation de formation par mail.

Nous allons créer une troisième étape qui sera l'envoi d'un SMS en début de formation !

5. Pour cela, cliquez sur "Modifier le workflow".

Puis cliquez sur "Créer une action" et enfin sélectionnez le type d'action "Envoyer un SMS".

6. Vous pouvez paramétrer deux éléments pour votre action :

• Le nom de l'action. Par exemple "Rappel par SMS".
• Le contenu du SMS.

SmartOF vous permet d'intégrer des variables dans le contenu, afin de personnaliser automatiquement le SMS. Par exemple : le prénom de l'apprenant, la date de la formation etc.

7. Une fois l'action paramétrée, cliquez sur "Enregistrer"

8. La nouvelle étape est bien ajoutée dans votre Workflow !

Pour la déclencher, il suffit de cliquer sur une cellule du tableau. Par exemple ci-dessous vous pouvez envoyer le SMS à Joseph CHARPENTIER.

9. SmartOF vous fait un aperçu du SMS qui sera envoyé. Si tout est OK, cliquez sur "Envoyer".

10. Le Workflow se met à jour, et vous savez exactement qui a reçu ou le non le SMS de rappel.

SmartOF conserve une traçabilité exacte de toutes les actions effectuées, que vous pourrez utiliser lors d'un audit.

Tip: Pour aller plus loin dans la configuration et l'utilisation des workflows, connsulter le tutoriel suivant