Comment connecter SmartOF à Pennylane

Transmettez à notre équipe support votre token API Pennylane et l'identifiant de votre entreprise Pennylane pour activer la synchronisation automatique des factures entre SmartOF et Pennylane.

À qui s'adresse cette page

Pour qui : Admin OF

Durée côté Admin OF : 5 minutes pour préparer et transmettre les éléments

Délai d'activation par le support SmartOF : une demi-journée

Prérequis : un compte Pennylane administrateur actif, le rôle Admin OF dans SmartOF.

À noter : la synchronisation Pennylane fait l'objet d'un coût additionnel sur votre abonnement SmartOF. Reportez-vous à votre devis ou contactez le support pour connaître le tarif en vigueur.

Quand utiliser cette procédure

Scénario : votre organisme de formation utilise Pennylane pour sa comptabilité. Vous voulez que chaque facture émise depuis SmartOF (facturation de session ou facture hors formation) soit créée automatiquement dans Pennylane, et que le statut de paiement validé dans Pennylane remonte ensuite dans SmartOF. Cette procédure remplace la double saisie SmartOF / Pennylane.

Avant de commencer

Disposer d'un accès administrateur à votre compte Pennylane.

Disposer du rôle Admin OF dans SmartOF.

Avoir identifié l'adresse email de votre compte Pennylane et le nom de votre organisme de formation tel qu'il apparaît dans SmartOF.

Avoir validé avec votre interlocuteur commercial SmartOF la prise en charge du coût additionnel lié à la synchronisation Pennylane.

Étapes

1. Ouvrir l'espace de génération de tokens API dans Pennylane

Connectez-vous à votre compte Pennylane. Rendez-vous dans Paramètres > Connectivité > Développeurs puis cliquez sur "Générer un Token API".

Écran Pennylane Paramètres Connectivité Développeurs avec bouton Générer un Token API

2. Nommer le token

Renseignez SmartOF comme nom du token. Ce nom vous permettra de l'identifier facilement dans la liste de vos tokens si vous en créez d'autres à l'avenir.

Champ Nom du token rempli avec la valeur SmartOF

3. Définir les permissions du token

Attribuez les permissions suivantes au token :

Lecture et écriture pour les objets Clients et Factures client.

Lecture seule pour les objets Produits.

Ces droits permettent à SmartOF de créer des clients et des factures dans Pennylane, et de récupérer les informations associées pour les mettre à jour dans SmartOF.

Écran Pennylane de configuration des permissions du token avec les trois objets sélectionnés aux bons niveaux

4. Définir la période de validité du token

Réglez la période de validité du token sur "Illimité". La synchronisation entre SmartOF et Pennylane n'expirera pas tant que vous ne révoquerez pas le token vous-même.

⚠️ Attention : si vous choisissez une période de validité limitée, vous devrez générer un nouveau token et le retransmettre au support SmartOF à chaque expiration, sans quoi la synchronisation s'arrêtera.

Champ Période de validité réglé sur Illimité

Validez la création du token et copiez immédiatement le token affiché. Pennylane ne l'affiche qu'une seule fois.

5. Récupérer l'identifiant de votre entreprise Pennylane

Toujours dans Pennylane, récupérez l'identifiant unique de votre entreprise. Cet identifiant est présent dans l'URL de votre espace Pennylane, quelle que soit la page sur laquelle vous êtes.

URL Pennylane avec l'identifiant d'entreprise mis en évidence

6. Récupérer le format de numéro de vos factures Pennylane

Toujours dans Pennylane, récupérez le format de numérotation actuel de vos factures pour que SmartOF respecte votre séquence existante. Rendez-vous dans Paramètres > Facturation client puis copiez la séquence affichée sous "Factures".

Écran Pennylane Paramètres Facturation client avec la séquence de numérotation des factures mise en évidence

7. Préparer l'email à destination du support SmartOF

Rédigez un email à l'adresse support@smartof.tech contenant les quatre éléments suivants :

le token API Pennylane généré aux étapes 1 à 4,

l'identifiant de votre entreprise Pennylane récupéré à l'étape 5,

le format de numéro de vos factures Pennylane copié à l'étape 6,

le nom complet de votre organisme de formation tel qu'il apparaît dans SmartOF.

Objet recommandé : "Activation synchronisation Pennylane - {Nom de votre OF}".

🔒 Sécurité : le token API donne accès à votre comptabilité Pennylane. Transmettez-le uniquement par email à l'adresse officielle du support SmartOF. Ne le partagez jamais sur un canal public (Slack public, ticket sans authentification, post sur les réseaux sociaux).

8. Recevoir la confirmation d'activation

Notre équipe support active la synchronisation côté SmartOF et vous notifie par email une fois la connexion établie. Tant que cette confirmation n'a pas été reçue, les factures créées dans SmartOF ne sont pas envoyées vers Pennylane. L'activation intervient généralement sous une demi-journée après la réception de votre email.

9. Vérifier que la synchronisation est active

Une fois la confirmation reçue, ouvrez SmartOF. Rendez-vous dans l'onglet Factures puis cliquez sur "Nouvelle facture". Un bandeau en haut du formulaire indique que le module Pennylane est activé.

Bandeau d'information en haut du formulaire Nouvelle facture confirmant l'activation du module Pennylane

Vérifiez aussi côté Pennylane : dans Paramètres > Connectivité > Développeurs, votre token "SmartOF" doit apparaître comme actif dans la liste.

Résultat attendu

Vous avez maintenant : la synchronisation Pennylane active dans SmartOF. Toute facture créée depuis SmartOF à partir de maintenant sera envoyée automatiquement dans Pennylane, et le statut de paiement validé dans Pennylane remontera ensuite dans SmartOF.

Pièges fréquents

Le token transmis ne fonctionne pas / la synchronisation échoue dès le premier essai : le token a probablement été régénéré ou révoqué côté Pennylane entre la génération et la transmission. Générez un nouveau token, transmettez-le au support, demandez à réactiver la connexion.

Le support ne confirme pas l'activation dans le délai annoncé : relancez par email avec l'objet "Relance activation Pennylane - {Nom de votre OF}" en rappelant la date de votre email initial.

L'identifiant d'entreprise transmis ne correspond pas au token : l'erreur survient lorsque le token a été généré sur un compte Pennylane qui gère plusieurs entreprises et que vous avez transmis l'ID d'une entreprise différente. Vérifiez que les deux éléments proviennent bien du même contexte Pennylane.

Cas particuliers

Vous avez plusieurs entreprises dans Pennylane

Si votre compte Pennylane gère plusieurs entreprises (groupe, holding), assurez-vous que le token API a été généré dans l'espace de l'entreprise dont vous voulez synchroniser les factures. Pennylane n'autorise qu'une entreprise par token. Si vous avez d'autres entreprises, vous devrez générer des tokens séparés et contacter le support SmartOF pour chaque activation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour que la synchronisation Pennylane soit activée ?

Côté Admin OF, la préparation et la transmission des éléments au support prennent environ 5 minutes. L'activation par notre équipe support intervient généralement sous une demi-journée après la réception de votre email. Vous recevez un email de confirmation dès que la connexion est en place.

Puis-je modifier le token API après l'activation ?

Techniquement oui, mais ce n'est pas recommandé. Si vous régénérez ou révoquez le token dans Pennylane, la synchronisation s'arrêtera silencieusement. Vous devriez contacter le support SmartOF avec le nouveau token pour que nous réactivions la connexion.

Que se passe-t-il si j'oublie de transmettre un des quatre éléments (token, ID, séquence, ou autre) ?

Notre équipe support rejettera votre demande et vous demandera les informations manquantes. Pour éviter les allers-retours, vérifiez bien avant d'envoyer que vous avez : le token API, l'ID d'entreprise Pennylane, le format de numérotation des factures, et le nom complet de votre organisme de formation tel qu'il apparaît dans SmartOF.

Que se passe-t-il si je régénère ou révoque mon token API chez Pennylane ?

Les synchronisations échouent silencieusement à partir du moment où le token cesse d'être valide. Les factures créées dans SmartOF ne remontent plus dans Pennylane, mais elles ne sont pas perdues, elles restent dans SmartOF. Pour rétablir la connexion, générez un nouveau token dans Pennylane et transmettez-le au support SmartOF en demandant une mise à jour.

Quels documents sont synchronisés vers Pennylane et lesquels ne le sont pas ?

Sont synchronisés : les factures émises depuis SmartOF (facturation de session et factures hors formation). Ne sont pas synchronisés : les avoirs (générés directement dans Pennylane), les factures reçues, et les factures créées avant l'activation de la synchronisation. Les factures antérieures à l'activation restent dans SmartOF uniquement.

Puis-je désactiver la synchronisation Pennylane plus tard ?

Oui. Envoyez un email au support SmartOF à support@smartof.tech en demandant la désactivation de la synchronisation Pennylane. Les factures déjà synchronisées dans Pennylane restent intactes ; seules les nouvelles factures créées après la désactivation ne seront pas envoyées.

Voir aussi

Facturer une session de formation avec la synchronisation Pennylane activée - étape suivante naturelle, une fois la connexion en place.

Glossaire de cette page

Token API Pennylane : clé d'authentification générée dans votre espace Pennylane, qui autorise SmartOF à créer et lire des factures pour le compte de votre entreprise.

ID d'entreprise Pennylane : identifiant unique de votre entreprise dans Pennylane (parfois appelé "company ID"), nécessaire pour cibler le bon compte lors des appels API entre SmartOF et Pennylane.

Synchronisation Pennylane : flux automatique mis en place après l'activation, qui envoie chaque nouvelle facture SmartOF vers Pennylane et remonte le statut de paiement dans le sens inverse.