Comment ajouter un questionnaire pédagogique ou une enquête de satisfaction à une session

À qui s'adresse cette page

• Pour qui : Admin OF

• Durée : 3 minutes de lecture

• Prérequis : une session de formation créée, des questionnaires ou enquêtes configurés dans le Paramétrage.

Quand utiliser cette procédure

Scénario : la session est créée et planifiée. Pour répondre aux exigences Qualiopi (indicateur sur l'évaluation des acquis et le recueil de la satisfaction), l'Admin OF doit activer les formulaires appropriés sur cette session afin que les apprenants puissent les compléter via l'extranet.

Avant de commencer

• Avoir le rôle Admin OF.

• Avoir une session de formation déjà créée : Comment créer une session de formation.

• Avoir au moins un questionnaire pédagogique ou une enquête de satisfaction configuré(e) dans le Paramétrage. Si ce n'est pas le cas, configurez-les d'abord : voir la section Paramétrage > Questionnaires & Enquêtes.

Étapes

1. Ouvrir l'onglet "Questionnaires & Enquêtes" de la session

Depuis la fiche de la session concernée, cliquez sur l'onglet "Évaluation". La page affiche deux zones distinctes : une pour les questionnaires pédagogiques, une pour les enquêtes de satisfaction.

2. Ajouter un questionnaire pédagogique

Cliquez sur + Ajouter un questionnaire, puis sélectionnez Ajouter un questionnaire pédagogique. Une liste déroulante affiche les gabarits de questionnaires pédagogiques pré-configurés. Sélectionnez le gabarit correspondant à cette session.

Le questionnaire apparaît dans la liste avec son intitulé, son type (positionnement, évaluation en cours, évaluation finale) et son statut.

3. Ajouter une enquête de satisfaction

Cliquez sur + Ajouter un questionnaire, puis sélectionnez Ajouter une enquête de satisfaction. Une liste déroulante affiche les gabarits d'enquêtes pré-configurés. Sélectionnez le gabarit correspondant à cette session.

L'enquête apparaît avec son intitulé et son statut. Elle sera accessible aux apprenants via leur espace extranet à l'issue de la session.

4. Valider

Les ajouts sont enregistrés automatiquement dès la sélection du gabarit. Aucune validation supplémentaire n'est requise.

Résultat attendu

Vous avez maintenant : un ou plusieurs questionnaires pédagogiques et/ou enquêtes de satisfaction associés à la session, accessibles aux apprenants via leur extranet. Les réponses seront collectées et consultables depuis la fiche session.

Pièges fréquents

• Aucun gabarit n'apparaît dans la liste déroulante : aucun questionnaire ou enquête n'a été configuré dans le Paramétrage. Créez le gabarit dans Paramétrage > Questionnaires & Enquêtes avant de revenir sur la session.

• Confusion entre questionnaire pédagogique et enquête de satisfaction : ce sont deux objets distincts avec des finalités différentes. Voir la section "Cas particuliers" ci-dessous.

• Le questionnaire n'est pas visible par les apprenants : vérifiez que l'extranet est activé pour les apprenants de cette session et que le bloc "Questionnaires" est bien affiché. Voir Comment gérer une session depuis l'extranet des participants.

Cas particuliers

Différence entre questionnaire pédagogique et enquête de satisfaction

Le questionnaire pédagogique mesure les acquis de l'apprenant : il peut intervenir avant la formation (positionnement), pendant (évaluation en cours) ou après (évaluation finale). Il répond à l'indicateur Qualiopi sur l'évaluation des acquis.

L'enquête de satisfaction recueille le ressenti de l'apprenant sur la qualité de la formation (contenu, formateur, organisation). Elle répond à l'indicateur Qualiopi sur le recueil de la satisfaction des bénéficiaires.

Les deux peuvent coexister sur une même session.

Associer plusieurs questionnaires pédagogiques à une session

Vous pouvez ajouter plusieurs questionnaires pédagogiques sur une même session (par exemple un questionnaire de positionnement avant et un questionnaire final après). Répétez l'étape 2 autant de fois que nécessaire.

Questions fréquentes

Les apprenants sont-ils notifiés automatiquement quand un questionnaire est disponible ?

Cela dépend du paramétrage du workflow de la session. Si une automatisation d'envoi d'email est configurée pour l'ouverture des questionnaires, les apprenants reçoivent une notification. Vérifiez la configuration depuis l'onglet "Workflow" de la session.

Peut-on modifier le gabarit d'un questionnaire après l'avoir associé à une session ?

Non. Le gabarit est figé au moment de l'association. Si vous avez besoin d'un contenu différent, retirez le questionnaire existant et associez le bon gabarit. Les réponses déjà collectées sont conservées dans l'ancien questionnaire.

Les résultats des questionnaires sont-ils exportables ?

Oui. Les réponses sont consultables depuis la fiche session et peuvent être exportées. Renseignez-vous auprès de votre référent SmartOF pour les formats d'export disponibles.

Puis-je ajouter un questionnaire à une session déjà terminée ?

Techniquement oui, mais les apprenants n'auront plus accès à l'extranet si la session est clôturée. Il est recommandé d'activer les questionnaires avant la fin de la session.

Voir aussi

• Comment créer une session de formation : point de départ de toute session

• Comment gérer une session depuis l'extranet des participants : pour vérifier la visibilité des questionnaires côté apprenant

• Comment ajouter des apprenants à une session de formation : pour s'assurer que les apprenants sont bien inscrits avant d'activer les questionnaires