Comment automatiser le déclenchement d'une action d'un modèle de session

À qui s'adresse cette page

• Pour qui : Admin OF

• Durée : 4 minutes de lecture

• Prérequis : avoir créé ou ouvert un modèle de session, et avoir ajouté au moins une action (Envoi d'email, Statut, Signature). Voir Comment configurer un modèle de session.

Quand utiliser cette procédure

Scénario : un OF qui gère 50 sessions par an peut se permettre de déclencher ses convocations à la main. Passé ce seuil, une session sur dix glisse. Une preuve manquante suffit à fragiliser un audit Qualiopi ou un dossier OPCO. Configurer l'automatisation sur chaque action garantit que le déclenchement se fait à la bonne date quelle que soit la charge de travail du moment.

Avant de commencer

• Avoir une action existante dans un modèle de session (Envoi d'email, Statut, Signature).

• Connaître la règle de déclenchement souhaitée : relative à une date de la session (date de début, date de fin) ou absolue (date et heure fixes).

Les trois modes d'automatisation

Mode "Non défini" : action manuelle

L'action n'a pas de déclencheur automatique. Elle apparaît dans le suivi de la session à la date d'échéance définie (si une échéance est paramétrée) et doit être validée ou envoyée manuellement par un utilisateur. C'est le mode par défaut quand vous n'ajoutez pas d'automatisation.

Quand l'utiliser : étapes qui dépendent d'un événement réel non automatisable (réception d'un acompte, retour d'un formateur), ou actions à fort enjeu pour lesquelles vous voulez garder un contrôle humain (relance commerciale délicate, email de bilan à personnaliser au cas par cas).

Mode "Relative" : déclenchement calculé à partir d'une date de la session

L'action se déclenche automatiquement à un nombre de jours ou d'heures défini avant ou après une date de la session (date de début, date de fin, ou autre date pivot disponible). Le calcul s'adapte automatiquement aux dates de chaque session créée à partir du modèle.

Exemples typiques :

• J-7 avant la date de début de la session : envoi de la convocation.

• J-1 avant la date de début de la session : envoi du rappel.

• J+3 après la date de fin de la session : envoi du bilan et de l'attestation.

Quand l'utiliser : la grande majorité des actions de workflow d'une session. Le mode Relative est conçu pour que le même modèle fonctionne quelle que soit la date des sessions créées à partir de lui.

Mode "Absolue" : déclenchement à une date et heure fixes

L'action se déclenche à une date et une heure précises, à définir au niveau de chaque session (et non au niveau du modèle). Le modèle pose le principe d'une automatisation à date absolue ; la valeur exacte de la date est saisie session par session.

Quand l'utiliser : cas spécifiques où l'action ne dépend pas du calendrier de la session mais d'un événement externe fixe (campagne de communication coordonnée, envoi groupé à date fixe avant une saison de formation, opération marketing). En pratique, ce mode est rarement utilisé dans un modèle de session courant.

Étapes

1. Ouvrir l'action à automatiser

Depuis la fiche du modèle de session, cliquez sur la roue crantée sur la ligne de l'action à automatiser dans la liste des actions. La modale "Modifier l'action" s'ouvre.

2. Ajouter une automatisation

Dans la modale, faites défiler jusqu'au bloc AUTOMATISATION. Cliquez sur "Ajouter".

3. Choisir le mode d'automatisation

Sélectionnez l'un des trois modes :

• Non défini : aucun déclenchement automatique (équivaut à retirer l'automatisation).

• Relative : déclenchement calculé à partir d'une date de la session. Renseignez :

• • le Délai (par exemple 7 jours, 1 jour) ;

• • la temporalité (avant/après)

• • la date de référence (date de début de session, date de fin, etc.) ;

• Absolue : déclenchement à une date et heure fixes, à renseigner ensuite au niveau de chaque session créée à partir du modèle.

4. Enregistrer

Cliquez sur "Enregistrer" en bas de la modale. L'automatisation est appliquée à l'action.

Résultat attendu

Vous avez maintenant : une action du modèle de session avec un déclencheur automatique configuré. Pour chaque nouvelle session créée à partir de ce modèle, l'action s'exécutera automatiquement à la date calculée (mode Relative) ou à la date fixée (mode Absolue), sans intervention manuelle.

Pièges fréquents

• L'action ne se déclenche pas alors qu'une automatisation est configurée : la date calculée est passée et l'action reste en attente, souvent parce que l'action a été ajoutée ou modifiée dans le modèle après la création de la session (les modèles ne sont pas rétroactifs) → vérifiez dans l'onglet "Automatisation" de la session si l'action est armée ; si elle est absente ou sans déclencheur, modifiez le workflow directement sur la session, ou recréez-la depuis le modèle mis à jour.

• Une action en mode Relative ne se déclenche jamais sur certaines sessions : la session n'a pas de date de référence (ex. date de début) renseignée, or le mode Relative a besoin d'une date pivot pour calculer le déclenchement → complétez la date manquante sur la session, ou changez la date de référence de l'automatisation pour une date toujours présente sur vos sessions.

• L'action ne part pas automatiquement à la date d'échéance paramétrée : l'échéance d'étape pilote seulement l'alerte de retard dans le Suivi des sessions, elle ne déclenche pas l'envoi automatique (c'est l'automatisation qui le fait) → configurez l'automatisation en plus de l'échéance, avec la même date pour les deux (par exemple J-7 et J-7) ou des dates décalées.

Questions fréquentes

Quelle différence entre l'échéance d'étape et l'automatisation ?

Ce sont deux notions distinctes :

• L'échéance d'étape est la date à laquelle l'action doit avoir été validée. Si la date est passée sans validation, une alerte s'affiche dans le Suivi des sessions.

• L'automatisation est le déclencheur qui exécute l'action automatiquement. Sans automatisation, l'action reste à valider manuellement à l'échéance ; avec automatisation, elle se déclenche toute seule.

Vous pouvez configurer l'une, l'autre, ou les deux selon le besoin.

Peut-on déclencher une action sur un événement plutôt qu'une date (ex. inscription validée) ?

Non, à ce jour les automatisations se déclenchent uniquement sur une date. En mode Relative, cette date est calculée à partir de la date de début ou de la date de fin de session ; en mode Absolue, elle est saisie au niveau de chaque session. Les déclencheurs événementiels (par exemple sur une inscription validée) ne sont pas prévus à ce jour.

Peut-on modifier l'automatisation d'une action après avoir créé des sessions ?

Oui, vous pouvez modifier l'automatisation d'une action dans le modèle à tout moment. Toutefois, seules les nouvelles sessions créées après la modification hériteront du nouveau déclencheur. Les sessions existantes gardent l'automatisation telle qu'elle était à leur création. Pour répercuter la modification sur une session existante, modifiez son workflow directement depuis la fiche session.

Que se passe-t-il si la date calculée par le mode "Relative" est dans le passé au moment de la création de la session ?

L'action est ignorée et une alerte s'affiche sur la page workflow de la session concernée. Il n'y a pas de déclenchement de rattrapage automatique : pour envoyer l'action a posteriori, ouvrez la session et déclenchez-la manuellement depuis son onglet "Workflows".

Voir aussi

• Comment configurer un modèle de session : créer le modèle et ajouter ses actions

• Comment configurer une action "Envoi d'email" : action la plus souvent automatisée

• Comment configurer une action "Signature électronique" : automatiser l'envoi d'une demande de signature

• Comment consulter la liste de l'exécution des automatisations : vérifier que les déclencheurs s'exécutent bien

• Comment modifier le workflow d'une session : ajuster une automatisation au cas par cas