Comment envoyer une facture par mail

Envoyez une facture émise à son destinataire directement depuis l'onglet "Envoi & relances" de la fiche facture, et consultez l'historique des envois.

À qui s'adresse cette page

Pour qui : Admin OF

Durée : 2 minutes

Prérequis : la facture doit être émise (statut "À venir", "En retard" ou "Payée") — un brouillon ne peut pas être envoyé

Quand utiliser cette procédure

Scénario : vous venez de créer une facture pour une entreprise cliente. Vous souhaitez l'envoyer par email au contact de facturation directement depuis SmartOF, sans passer par votre boîte mail.

Avant de commencer

Créer une facture hors formation — la facture doit exister et être émise

Avoir le rôle Admin OF

Étapes

1. Ouvrir la fiche de la facture

Depuis la liste des factures, cliquez sur le numéro de la facture pour ouvrir sa fiche.

Clic sur le numéro de facture dans la liste

2. Accéder à l'onglet "Envoi & relances"

Dans la fiche de la facture, cliquez sur l'onglet "Envoi & relances".

Onglets Informations générales, Envoi & relances, Configuration avancée sur la fiche facture

La timeline d'envoi s'affiche. La première ligne "Envoi initial" indique "À envoyer manuellement".

3. Envoyer la facture

Cliquez sur "Envoyer maintenant" sur la ligne "Envoi initial".

Bouton Envoyer maintenant sur la ligne Envoi initial

Une modale de composition s'ouvre. L'adresse email du destinataire est pré-remplie depuis le contact lié à la facture. Vérifiez ou modifiez le destinataire, l'objet et le corps du message, puis confirmez l'envoi.

Modale de composition de l'email d'envoi de facture

4. Vérifier l'historique des envois

Après l'envoi, la colonne "Historique des envois" à droite de la timeline se met à jour. Chaque envoi y est tracé avec sa date, son heure et son libellé.

Historique des envois avec la date et l'heure de l'envoi initial

Résultat attendu

Vous avez maintenant : la facture envoyée par email au destinataire, avec l'envoi tracé dans l'historique de la fiche.

Pièges fréquents

Le bouton "Envoyer maintenant" n'est pas visible : vérifiez que vous êtes bien sur l'onglet "Envoi & relances" et que la facture est émise (pas en brouillon).

L'adresse email du destinataire est incorrecte : elle est reprise depuis la fiche du contact lié. Corrigez-la directement sur la fiche du contact (Entreprise ou Apprenant dans le CRM), puis revenez envoyer la facture.

Questions fréquentes

Puis-je renvoyer la facture si le destinataire ne l'a pas reçue ?

Oui. Revenez sur l'onglet "Envoi & relances" et cliquez à nouveau sur "Envoyer maintenant". Chaque envoi est tracé dans l'historique.

L'email est-il envoyé depuis mon adresse mail personnelle ?

Non. L'email est envoyé depuis l'adresse d'envoi configurée pour votre organisme dans SmartOF. Si vous utilisez un serveur mail personnalisé, l'envoi se fait depuis votre domaine.

Puis-je envoyer la facture à plusieurs destinataires en même temps ?

Oui. La modale de composition permet d'ajouter des destinataires en copie (CC) ou en copie cachée (BCC).

La facture est-elle jointe en PDF dans l'email ?

Oui, le PDF est joint par défaut. Dans la modale de composition, une case à cocher en bas permet de le retirer si nécessaire. Vous pouvez aussi joindre d'autres pièces jointes depuis la même modale.

Voir aussi

Paramétrer les relances automatiques pour les factures — automatiser les rappels de paiement

Comment marquer une facture comme payée — enregistrer le paiement après réception

Comment annuler une facture avec un avoir — si la facture envoyée contient une erreur