Comment importer ma base de contacts avec Excel

À qui s'adresse cette page

• Pour qui : Admin OF

• Durée : 6 minutes de lecture (la durée réelle dépend de la taille de votre base)

• Prérequis : un compte SmartOF actif et votre base existante exportée au format Excel (.xlsx) ou CSV. Note : SmartOF fournit ses modèles au format .xlsx, si votre base est en CSV, prévoyez de copier vos données dans les modèles .xlsx officiels.

Quand utiliser cette procédure

Scénario : vous démarrez sur SmartOF et votre base de contacts existe déjà ailleurs (autre logiciel, fichier Excel, ancien CRM). Plutôt que de saisir chaque entreprise, contact, apprenant ou formateur à la main, vous utilisez les modèles Excel fournis par SmartOF pour migrer votre base d'un coup. Cette page vous donne l'ordre d'import à respecter et vous renvoie vers la fiche détaillée de chaque type d'import.

Avant de commencer

• Avoir le rôle Admin OF (les imports modifient la base de l'OF en masse).

• Avoir votre base existante au format Excel .xlsx, avec une ligne par objet (entreprise, apprenant, etc.). Si elle est en CSV ou dans un autre logiciel, prévoyez de la copier dans les modèles .xlsx officiels SmartOF (étape 1).

• Si votre base utilise des champs spécifiques (informations métier propres à votre OF, secteur d'activité, code interne, etc.), avoir paramétré ces champs au préalable. Voir Comment configurer les champs de données (champs spécifiques).

Quel est le bon ordre ?

L'ordre d'import est important : SmartOF associe automatiquement les objets entre eux à l'import (un apprenant à son entreprise, un produit à son financeur…). Si l'objet "parent" n'existe pas encore dans la base au moment de l'import, l'association échoue.

Importez dans cet ordre :

• Les entreprises : base CRM côté employeur, parent direct des contacts clients et des apprenants.

• Les contacts clients : vos interlocuteurs côté client (RH, signataire, acheteur), associés à leur entreprise.

• Les apprenants : les futurs participants à vos sessions, associés à leur entreprise.

• Le reste : formateurs, produits de formation, financeurs. Sans dépendance entre eux ni avec les contacts.

Étapes

1. Télécharger les modèles Excel SmartOF

SmartOF fournit un modèle Excel par type d'objet à importer. Téléchargez les modèles correspondant aux objets que vous voulez importer :

• Entreprises : Télécharger le modèle

• Contacts clients : Télécharger le modèle

• Apprenants : Télécharger le modèle

• Formateurs : Télécharger le modèle

• Financeurs : Télécharger le modèle

• Produits de formation : Télécharger le modèle

💡 Astuce : ne renommez pas les en-têtes de colonnes des modèles. SmartOF reconnaît les colonnes par leur nom technique (nom, siret, email…). Une colonne renommée est ignorée à l'import.

2. Remplir vos fichiers Excel

Pour chaque objet, ouvrez le modèle correspondant et copiez vos données existantes en respectant les conventions de format :

⚠️ Attention : les champs marqués comme obligatoires dans la fiche détaillée de chaque import doivent être remplis pour toutes les lignes. Une seule ligne avec un champ obligatoire vide fait échouer l'import entier (pas seulement la ligne fautive). Vérifiez le fichier en entier avant de lancer l'import.

3. Importer chaque fichier dans l'ordre recommandé

Suivez l'ordre Entreprises → Contacts clients → Apprenants → le reste. Pour chaque type, ouvrez la fiche détaillée correspondante :

📄 Fiches détaillées par type d'import :
- Comment importer une base d'entreprises avec Excel
- Comment importer une base de contacts clients avec Excel
- Comment importer une base d'apprenants avec Excel
- Comment importer une base de formateurs avec Excel
- Comment importer un catalogue de produits de formation avec Excel
- Comment importer une base de financeurs avec Excel

💡 Astuce : avant d'importer en masse, testez sur un échantillon de 5 à 10 lignes par type d'objet. Si le test passe, importez le reste de la base.

4. Vérifier votre base après import

Après chaque import, ouvrez la liste de l'objet concerné (Entreprises, Apprenants…) et vérifiez :

• Le nombre de lignes correspond à votre fichier source.

• Les associations sont bien établies (un apprenant ouvre sa fiche → l'entreprise est rattachée).

• Les champs spécifiques sont remplis et lisibles.

Résultat attendu

Vous avez maintenant : une base SmartOF peuplée avec votre historique CRM (entreprises, contacts clients, apprenants, formateurs, produits, financeurs) et toutes les associations préservées entre objets. Vous pouvez créer un devis, planifier une session ou émettre une facture sans saisir un nouveau contact.

Pièges fréquents

• L'apprenant est bien importé mais son entreprise n'est pas rattachée : vous avez importé les apprenants avant les entreprises, ou le nom dans la colonne asso_nom_entreprise ne correspond pas exactement à une entreprise déjà importée. Plus rapide que de réimporter le fichier : ouvrez les fiches apprenants concernées dans SmartOF et rattachez l'entreprise à la main depuis l'interface.

• Une colonne entière est ignorée à l'import : vous avez renommé l'en-tête de la colonne. Reprenez le modèle Excel original et copiez-collez les valeurs sans toucher à la première ligne.

• Les champs spécifiques sont vides après import : le champ n'a pas été créé dans Paramètres > Champs de données avant l'import, ou son nom technique ne correspond pas. Configurez d'abord les champs spécifiques, puis relancez l'import.

• Seules les premières lignes ont été importées (ou une 2e feuille est ignorée) : SmartOF ne lit que la première feuille du fichier .xlsx. Si vous avez ajouté une feuille de notes ou de brouillon, ou si vous avez copié vos données dans une feuille autre que la première, déplacez tout sur la première feuille avant l'import.

Cas particuliers

Ma base contient déjà des doublons

L'import SmartOF n'a pas de détection automatique de doublons par défaut. Nettoyez votre fichier Excel avant l'import (suppression des doublons via la fonction Excel "Supprimer les doublons" sur la colonne siret ou email par exemple).

Je veux importer une mise à jour de ma base existante

L'import ne met pas à jour les fiches existantes : chaque ligne crée systématiquement une nouvelle fiche. Renseigner un custom_id déjà utilisé n'écrase pas l'ancienne fiche, vous vous retrouverez avec deux fiches partageant le même custom_id (aucune contrainte d'unicité côté produit). Pour modifier des fiches existantes, intervenez à la main dans SmartOF (modification fiche par fiche), ou contactez le support pour une opération en masse.

Questions fréquentes

Dans quel ordre dois-je importer mes contacts ?

Dans l'ordre Entreprises → Contacts clients → Apprenants → Formateurs / Produits / Financeurs. SmartOF associe les objets entre eux à l'import : un apprenant est rattaché à son entreprise via la colonne asso_nom_entreprise. Si l'entreprise n'a pas encore été importée, le rattachement échoue silencieusement.

Puis-je importer plusieurs fichiers Excel en même temps ?

Non. Chaque type d'objet (entreprises, apprenants…) a son propre modèle et s'importe dans son propre écran. Vous lancez 6 imports successifs, dans l'ordre recommandé, et non un import "tout-en-un".

Mon export vient d'un autre logiciel : que faire si les colonnes ne correspondent pas ?

Ouvrez le modèle Excel SmartOF, et copiez-collez les colonnes de votre export en les mettant sous les bons en-têtes SmartOF (un mapping manuel, colonne par colonne). Ne renommez jamais les en-têtes du modèle SmartOF, c'est lui qui doit dicter la structure du fichier.

Comment annuler un import après coup ?

Il n'existe pas de "défaire l'import" en un clic dans SmartOF. Si vous voulez supprimer en masse les fiches importées par erreur, filtrez la liste sur le custom_id ou la date de création, sélectionnez les lignes et supprimez-les manuellement, ou contactez le support SmartOF pour une suppression en lot.

Voir aussi

• Comment créer mes premiers contacts (entreprises, apprenants, contacts clients), alternative manuelle à l'import Excel pour les petites bases

• Comment importer une base d'entreprises avec Excel, fiche détaillée de l'étape 1

• Comment importer une base de contacts clients avec Excel, fiche détaillée de l'étape 2

• Comment importer une base d'apprenants avec Excel, fiche détaillée de l'étape 3

• Comment configurer mon compte, pour paramétrer les champs spécifiques avant l'import {À LIER QUAND FICHE CRÉÉE}

Glossaire de cette page

• Champ spécifique (custom_field_x) : champ personnalisé que vous configurez dans "Paramètres de l'OF" > "Imports Excel" pour stocker une information métier propre à votre OF (jusqu'à 20 par type d'objet).

• custom_id : identifiant unique numérique d'une fiche, utilisé pour la traçabilité et la mise à jour à l'import. Vide = généré automatiquement par SmartOF.

• UID : identifiant unique d'un contact (apprenant, formateur…) utilisé pour les associations dans les custom_field_x de type "lien vers un contact". Récupérable via un export de votre base.