Les types d'actions de workflows disponibles dans un modèle de session
À qui s'adresse cette page
- Pour qui : Admin OF
- Durée : 3 minutes de lecture
- Prérequis : comprendre ce qu'est un modèle de session. Voir Comment configurer un modèle de session.
Quand utiliser cette procédure
Scénario : vous construisez votre premier modèle de session et vous ne savez pas quel type d'action choisir pour chaque étape. En 30 secondes, cette page vous dit si votre besoin appelle un envoi automatique, un checkpoint manuel, ou une signature. Le bon choix dès le départ évite de reconfigurer les modèles après avoir créé des sessions dessus.
Les trois types d'actions
Envoi d'email
Envoyer un email automatique ou manuel à une étape du workflow : convocation, convention de formation, rappel, bilan, relance.
- Destinataires possibles : apprenants, formateurs, commanditaires (entreprise ou particulier).
- Personnalisation : objet et corps libres, variables dynamiques (nom apprenant, dates, lieu) via le menu "Structure des données", documents générés joints (convention, attestation), pièces jointes statiques (CGV, plaquette).
- Automatisation : trois modes possibles (manuel, déclenchement relatif au calendrier de la session, date absolue).
Statut
Matérialiser une étape de validation manuelle dans le workflow, sans envoi automatique : un point de passage que vous validez d'un clic quand l'événement réel s'est produit (acompte reçu, dossier OPCO validé, retour formateur).
- Usage typique : étapes non automatisables qui doivent rester traçables et venir avec une échéance.
- Personnalisation : statuts d'étape libres (par défaut En attente et Envoyé, à renommer ou compléter), checklist optionnelle, échéance relative à la session.
- Pas d'envoi : une action Statut ne déclenche aucun email ni signature. Elle sert uniquement de checkpoint dans le Suivi des sessions.
Signature électronique
Déclencher une demande de signature électronique pour un ou plusieurs documents générés depuis SmartOF (convention de formation, attestation, etc.).
- Signataires possibles : apprenants, formateurs, commanditaires, OF. Signatures en parallèle ou dans un ordre imposé.
- Prestataire : la signature passe par un prestataire de signature électronique conforme eIDAS. Les conditions de facturation dépendent de votre offre SmartOF. Pour plus de détails, voir Comment configurer une action "Signature électronique".
- Suivi : statut consolidé dans l'onglet "Automatisation" de la session (envoyé, lu, signé), avec relances automatiques côté prestataire.
Comment choisir le bon type d'action
Besoin métier | Type d'action |
|---|---|
Envoyer une convocation, un rappel, un bilan | Envoi d'email |
Faire signer la convention de formation | Signature électronique |
Acter qu'un acompte a été reçu, un dossier OPCO validé | Statut |
Marquer un envoi comme "fait" sans rien envoyer depuis SmartOF | Statut |
Questions fréquentes
Peut-on combiner plusieurs types d'actions dans un même modèle ?
Oui. Un modèle de session contient en général plusieurs actions de types différents, dans l'ordre du cycle de vie : par exemple une action Statut pour la réception de l'acompte, puis une action Signature électronique pour la convention, puis une action Envoi d'email pour la convocation, puis une action Envoi d'email pour le bilan post-session.
Quel type d'action choisir pour un événement déclenché par un système externe (ex. paiement Stripe) ?
Une action Statut est en général le bon choix : elle vous permet de matérialiser l'attente du paiement et de la valider d'un clic une fois le paiement reçu, avec une échéance pour éviter d'oublier. Une automatisation côté SmartOF déclenchée par un événement Stripe n'existe pas à ce jour.
Y a-t-il une limite au nombre d'actions par modèle ?
Pas de limite documentée. Vous pouvez ajouter autant d'actions que nécessaire et les réordonner par glisser-déposer.
Voir aussi
- Comment configurer un modèle de session : ajouter ou modifier les actions d'un modèle
- Comment configurer une action "Envoi d'email" : tout sur les emails automatiques
- Comment configurer une action "Statut" : matérialiser un point de passage manuel
- Comment configurer une action "Signature électronique" : faire signer un document par plusieurs personnes
- Les actions par défaut proposées par SmartOF : liste des actions livrées dans le Workflow par défaut