Comment créer un formateur

Ajoutez un nouveau formateur à votre base CRM en quelques champs, depuis la liste des formateurs, qu'il soit salarié interne ou intervenant externe.

À qui s'adresse cette page

Pour qui : Admin OF

Durée : 2 minutes

Prérequis : avoir au minimum le nom et le prénom du formateur. L'email est recommandé : il conditionne l'invitation à l'extranet formateur (consultation des sessions, convocations, émargement en ligne).

Quand utiliser cette procédure

Scénario : vous recrutez un formateur interne ou un sous-traitant. Créer sa fiche dans SmartOF, c'est (a) pouvoir l'affecter à des sessions et lui ouvrir l'extranet pour les émargements, (b) le rendre traçable pour Qualiopi (critère 6, compétences des intervenants) et (c) le comptabiliser correctement dans votre BPF selon son statut Interne ou Externe (personnel dispensant les heures de formation).

Avant de commencer

Avoir le rôle Admin OF.

Disposer du nom et du prénom du formateur. L'email professionnel est recommandé pour pouvoir lui ouvrir l'extranet par la suite.

Étapes

1. Ouvrir le formulaire de création

Depuis le menu latéral, cliquez sur "Formateurs" puis sur le bouton "+ Nouveau formateur" en haut à droite de la liste. La fenêtre "Créer un nouveau formateur" s'ouvre.

Bouton "+ Nouveau formateur" en haut à droite de la liste des formateurs

2. Saisir l'identité du formateur

Renseignez "Prénom" et "Nom", seuls champs obligatoires (marqués d'une astérisque rouge). L'ID est généré automatiquement. Complétez l'"Adresse e-mail" si vous prévoyez de lui ouvrir l'extranet formateur par la suite. Les champs "Civilité", "Numéro de téléphone" et l'adresse postale (rue, code postal, ville) sont facultatifs et peuvent être ajoutés plus tard depuis la fiche.

Fenêtre "Créer un nouveau formateur" avec les champs Prénom et Nom obligatoires

3. Enregistrer le formateur

Cliquez sur "+ Ajouter le formateur" en bas à droite du formulaire.

Résultat attendu

Vous avez maintenant : un formateur créé dans votre base CRM, visible dans la liste des formateurs, prêt à être ajouté à une session de formation, à recevoir ses convocations d'animation, à émarger sur tablette et à apparaître dans le planning des formateurs.

Pièges fréquents

Le formateur créé n'apparaît pas dans l'extranet formateur : la fiche a été enregistrée sans email. L'accès à l'extranet repose sur l'email. Modifiez la fiche, ajoutez l'email, puis invitez-le depuis l'encart "Accès extranet".

Formateur créé sans statut BPF : le statut Interne/Externe est renseigné depuis la fiche après création (onglet Informations générales). Ne pas le définir expose votre BPF à une colonne "Personnel dispensant les heures" incorrecte en fin d'année.

Questions fréquentes

Quelle différence entre un formateur Interne et Externe pour le BPF ?

Un formateur Interne est salarié de votre OF, ses heures apparaissent dans la colonne "Personnel interne" du BPF. Un formateur Externe (sous-traitant, indépendant) figure dans la colonne "Personnel externe". Cette distinction impacte directement votre déclaration Qualiopi et vos indicateurs BPF. En cas de doute, rapprochez-vous de votre comptable ou de votre référent Qualiopi.

Puis-je créer un formateur sans email ?

Oui, l'email n'est pas obligatoire à la création. Sans email, le formateur n'aura cependant pas accès à l'extranet formateur, ne recevra pas ses convocations d'animation et ne pourra pas émarger en ligne. Vous pouvez ajouter l'email plus tard en modifiant la fiche du formateur.

Comment affecter le formateur à une session de formation après l'avoir créé ?

Ouvrez la session concernée, allez dans l'onglet "Formateurs" puis cliquez sur "Ajouter un formateur" dans la liste. Voir Ajouter un formateur à une session de formation.

Comment ouvrir l'accès à l'extranet formateur après création ?

Ouvrez la fiche du formateur. Si un email est renseigné, allez dans l'onglet "Informations générales", puis dans l'encart "Accès extranet" : vous pourrez l'inviter à l'extranet depuis cet écran. Si l'email est vide, ajoutez-le d'abord puis enregistrez avant d'inviter.

Voir aussi

Modifier un formateur : pour compléter ou corriger une fiche après création (email, statut, coordonnées, accès extranet). {À CRÉER}

Paramétrer le coût par défaut d'un formateur : pour fiabiliser le calcul des charges sur ses sessions.

Ajouter un formateur à une session de formation : étape suivante naturelle après création.

Consulter et ajouter des documents liés à un formateur : pour stocker CV, diplômes, conventions de sous-traitance (Qualiopi critère 6).

Consulter le planning des formateurs : vue calendaire transverse une fois plusieurs formateurs actifs.