Comment suivre les indicateurs financiers de mon organisme de formation

À qui s'adresse cette page

• Pour qui : Admin OF

• Durée : 2 minutes

• Prérequis : avoir des devis, sessions ou factures enregistrées dans SmartOF

Quand utiliser cette procédure

Scénario : en fin de mois, vous faites le point sur votre activité avant de préparer un reporting pour votre direction. Vous voulez connaître le montant des affaires signées, des sessions confirmées et des factures émises sur une période donnée.

Avant de commencer

• Avoir le rôle Admin OF avec accès au menu "Indicateurs"

Étapes

1. Accéder aux indicateurs

Depuis le menu latéral, cliquez sur "Indicateurs".

Les trois blocs s'affichent directement : "Montant des devis", "Montant des sessions" et "Montant des factures".

2. Définir la période d'observation

En haut de la page, renseignez les champs "Période d'observation du" et "au" pour cibler l'intervalle souhaité.

Les trois blocs et le graphique se mettent à jour automatiquement.

💡 Astuce : activez le toggle "Vue en cumulé" en haut à droite pour afficher les montants en cumul sur la période plutôt que mois par mois.

3. Affiner par statut

Sur chaque bloc, cliquez sur "Ajouter des filtres" pour sélectionner les statuts à inclure dans le calcul. Les statuts disponibles sont ceux configurés dans vos paramètres SmartOF.

Cliquez sur la croix d'un statut pour le retirer du filtre.

💡 Astuce : pour isoler le CA encaissé, conservez uniquement le statut "Payée" sur le bloc "Montant des factures".

4. Lire le graphique mensuel

Sous les trois blocs, un graphique en barres décompose les montants mois par mois sur la période sélectionnée. Chaque couleur correspond à un des trois indicateurs.

Les montants sont affichés en euros HT.

Résultat attendu

Vous avez maintenant : les montants HT de votre activité commerciale (devis), pédagogique (sessions) et facturée, filtrés sur la période et les statuts de votre choix, avec une décomposition mensuelle en graphique.

Pièges fréquents

{À COMPLÉTER après 5 tickets support}

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre le montant des devis, des sessions et des factures ?

Le montant des devis correspond aux affaires commerciales signées (provisionné). Le montant des sessions correspond aux sessions de formation confirmées (engagé). Le montant des factures correspond aux factures émises (facturé). Ces trois indicateurs permettent de suivre le cycle complet de votre activité.

Puis-je exporter ces indicateurs ?

Non, la vue "Indicateurs" est une vue de lecture seule. Pour exporter des données financières, utilisez la section "Rapports" ou l'export comptable depuis la facturation.

À quoi sert le toggle "Vue en cumulé" ?

La vue en cumulé additionne les montants de mois en mois sur la période sélectionnée, au lieu d'afficher chaque mois indépendamment. Utile pour visualiser la progression du CA depuis le début de l'année.

Les chiffres affichés tiennent-ils compte des avoirs ?

Oui, les avoirs sont pris en compte dans le montant des factures affiché.

Voir aussi

• Créer et exporter des rapports — pour aller plus loin et personnaliser votre analyse

• Gérer mon Bilan Pédagogique et Financier global — pour le reporting Qualiopi annuel

• Générer un export comptable — pour exporter les données vers votre logiciel comptable

Glossaire de cette page

• Montant des devis (provisionné) : somme des devis selon les statuts filtrés. Reflète les affaires commerciales en cours ou signées.

• Montant des sessions (engagé) : somme des sessions selon les statuts filtrés. Reflète le volume pédagogique confirmé ou en cours.

• Montant des factures (facturé) : somme des factures selon les statuts filtrés. Reflète le chiffre d'affaires émis.