Comment commenter et joindre des fichiers à une facture

À qui s'adresse cette page

• Pour qui : Admin OF

• Durée : 2 minutes

• Prérequis : la facture doit exister dans SmartOF (brouillon ou émise)

Quand utiliser cette procédure

Scénario : vous recevez un bon de commande ou un accusé réception de votre client en lien avec une facture. Vous l'annexez directement sur la fiche pour qu'il soit retrouvable sans quitter SmartOF. Vous laissez aussi une note à votre collègue pour signaler que le paiement est attendu par virement.

Avant de commencer

• Avoir le rôle Admin OF

Étapes

1. Ouvrir la fiche de la facture

Depuis la liste des factures, cliquez sur le numéro de la facture pour ouvrir sa fiche.

2. Ajouter un commentaire interne

Dans la section "Commentaires", cliquez dans le champ "Laisser une note...", saisissez votre message, puis cliquez sur "Publier".

💡 Astuce : les changements de statut de la facture (ex. "À venir → Payée") sont tracés automatiquement dans le fil des commentaires, avec la date et l'auteur. Vous disposez ainsi d'un historique complet des événements sur la facture.

3. Joindre un document

Dans la section "Documents", cliquez sur "Importer des documents" ou glissez-déposez le fichier directement dans la zone prévue à cet effet.

Résultat attendu

Vous avez maintenant : une note publiée dans le fil des commentaires de la facture, et/ou un document annexé visible dans la section "Documents" de la fiche.

Pièges fréquents

• Le commentaire publié n'est pas visible par le destinataire de la facture : les commentaires et documents sont strictement internes. Ils ne figurent pas sur le PDF de la facture et ne sont pas envoyés au client.

Questions fréquentes

Les commentaires sont-ils visibles par le destinataire de la facture ?

Non. Les commentaires et les documents annexés sont internes à votre organisme. Ils ne sont jamais transmis au destinataire.

Puis-je modifier ou supprimer un commentaire après publication ?

La modification n'est pas possible. En revanche, vous pouvez supprimer un commentaire après publication.

Quels formats de fichiers sont acceptés pour les pièces jointes ?

Tous les formats courants sont acceptés. La taille maximale par fichier est de 25 Mo.

Les changements de statut apparaissent-ils automatiquement dans les commentaires ?

Oui. Chaque changement de statut (ex. "À venir → Payée") est tracé automatiquement dans le fil des commentaires avec la date, l'heure et l'auteur de l'action.

Voir aussi

• Comment marquer une facture comme payée — les changements de statut sont tracés dans les commentaires

• Comment envoyer une facture par mail — pour joindre des documents dans l'email au client (distinct des documents internes)

• Gérer mes factures — retrouver une facture dans la liste