Les actions par défaut proposées par SmartOF

À qui s'adresse cette page

• Pour qui : Admin OF

• Durée : 3 minutes de lecture

• Prérequis : aucun.

Quand utiliser cette procédure

Scénario : vous venez de créer votre premier compte SmartOF et vous voulez démarrer sans passer des heures à configurer un workflow. Le modèle "Workflow par défaut" couvre le minimum Qualiopi viable pour une session standard : convocations, convention, attestation. Cette page vous permet de voir exactement ce qu'il contient avant de décider si vous l'utilisez tel quel ou si vous le personnalisez.

Le modèle "Workflow par défaut"

À l'ouverture de votre compte SmartOF, vous disposez d'un modèle de session déjà configuré, nommé "Workflow par défaut". Il sert deux usages :

• démarrage rapide : vous pouvez l'appliquer à vos premières sessions sans rien configurer ;

• gabarit de référence : vous pouvez le dupliquer et adapter la copie à vos process, plutôt que de partir d'un modèle vierge.

Le modèle par défaut est modifiable comme n'importe quel autre modèle. Si vous préférez conserver la version d'origine pour référence, dupliquez-le plutôt que de le modifier directement.

Liste des actions livrées par défaut

Actions adressées aux apprenants

Apprenant entreprise

• Positionnement : type Statut, pas d'échéance.

• Convocation : type Envoi d'email, document "Convocation" joint.

• Attestation de formation : type Envoi d'email, document "Attestation de formation" joint.

Apprenant particulier

• Positionnement : type Statut, pas d'échéance.

• Convocation : type Envoi d'email, document "Convocation" joint.

• Attestation de formation : type Envoi d'email, document "Attestation de formation" joint.

Actions adressées au formateur

Aucune action par défaut n'est livrée pour le formateur. Si vous souhaitez automatiser des envois (convention de prestation, convocation formateur, support pédagogique), ajoutez-les manuellement dans votre modèle dupliqué.

Actions adressées au commanditaire

Commanditaire entreprise

• Analyse des besoins : type Statut, pas d'échéance.

• Convention de formation à signer : type Envoi d'email, pas d'échéance ni d'automatisation, documents "Convention de formation" et "Programme de formation" joints.

• Signature convention : type Signature électronique, documents "Convention de formation" et "Programme de formation" joints, pas d'échéance.

Commanditaire particulier

• Analyse des besoins : type Statut, pas d'échéance.

• Contrat de formation à signer : type Envoi d'email, pas d'échéance ni d'automatisation, documents "Contrat de formation" et "Programme de formation" joints.

• Signature contrat : type Signature électronique, documents "Contrat de formation" et "Programme de formation" joints, pas d'échéance.

Comment utiliser le Workflow par défaut

Tel quel sur une session

Lors de la création d'une session, dans le champ "Modèle de session", sélectionnez "Workflow par défaut". Toutes les actions ci-dessus sont alors armées sur la session.

Comme gabarit pour vos modèles personnalisés

Dans Paramètres > Modèles de session, ouvrez le Workflow par défaut. À droite du nom du modèle, cliquez sur l'icône de duplication (sans libellé). Renommez ensuite la copie et adaptez-la à vos process.

Résultat attendu

Vous savez maintenant : quelles actions sont livrées par défaut sur votre compte SmartOF et comment les utiliser, soit telles quelles, soit comme point de départ pour vos modèles personnalisés.

Questions fréquentes

Puis-je modifier le Workflow par défaut ?

Oui. Le Workflow par défaut est modifiable comme tout autre modèle. Attention toutefois : si vous le modifiez et que vous voulez plus tard revenir à la configuration d'origine, vous n'avez pas de bouton de réinitialisation. Préférez donc dupliquer le Workflow par défaut et modifier la copie.

Que se passe-t-il si je supprime le Workflow par défaut ?

La suppression est autorisée. Les sessions créées par la suite sans modèle explicite n'auront tout simplement pas de workflow appliqué : aucune action ne s'arme automatiquement. Ce n'est pas bloquant pour le fonctionnement de la session, mais peu pratique au quotidien. Si vous voulez vous en passer, prévoyez de toujours sélectionner un autre modèle à la création de session, ou de gérer les actions manuellement depuis l'onglet "Workflows" de chaque session.

Le Workflow par défaut couvre-t-il toutes les obligations Qualiopi ?

Le Workflow par défaut couvre les envois de base d'une session (convocation, convention ou contrat, attestation). Il ne prétend pas couvrir à lui seul l'ensemble des indicateurs Qualiopi : selon votre référentiel et vos process, complétez-le avec les actions nécessaires (émargement, questionnaire pédagogique, enquête de satisfaction, etc.). Si vous voulez une cartographie précise des indicateurs couverts, rapprochez-vous de votre référent Qualiopi ou de votre commercial SmartOF.

Voir aussi

• Comment configurer un modèle de session : personnaliser ou dupliquer le Workflow par défaut

• Les types d'actions de workflows disponibles : comprendre les briques que contient le modèle par défaut

• Comment utiliser la bibliothèque d'actions : ajouter d'autres actions standard à partir de templates

• Comment automatiser le déclenchement d'une action d'un modèle de session : comprendre les modes Relative et Absolue déjà configurés sur les actions par défaut