Comment personnaliser les extranets de vos utilisateurs

Choisissez précisément les **champs visibles** et les **fonctionnalités activées** dans chacun des trois extranets (apprenants, formateurs, contacts clients) pour proposer à chaque public une expérience adaptée à votre fonctionnement.

À qui s'adresse cette page

Pour qui : Admin OF

Durée : 3 minutes (page d'orientation, la configuration détaillée se fait sur les fiches dédiées)

Prérequis : un compte Admin OF actif, une idée claire des informations que vous souhaitez exposer (ou masquer) à vos apprenants, formateurs et contacts clients

Quand utiliser cette procédure

Scénario : vous venez d'activer SmartOF, ou vous préparez une refonte de l'expérience utilisateur de vos extranets. Vous voulez choisir, indépendamment pour chaque public, ce qui doit apparaître dans son espace (champs sur chaque écran : liste des sessions, fiche d'une session, profil, etc.) et quelles fonctionnalités vous souhaitez activer (par exemple la création d'apprenants par les formateurs, ou l'onglet "Émargements" côté contact client). Cette page vous oriente vers la fiche de paramétrage de chaque extranet.

Les deux mécaniques de personnalisation

Chaque extranet se personnalise via deux mécaniques complémentaires, configurées depuis le même écran de paramètres :

Les champs visibles écran par écran. Sur chaque écran de l'extranet (liste des sessions, fiche d'une session, profil de l'utilisateur, etc.), vous choisissez quels champs apparaissent et, sur certains écrans, lesquels sont éditables par l'utilisateur lui-même.

Les fonctionnalités paramétrables. Vous activez ou désactivez indépendamment des fonctionnalités qui débloquent un onglet, une sous-section ou un comportement supplémentaire (par exemple un bouton de création d'apprenant côté formateur, ou un onglet "Émargements" côté contact client).

L'extranet apprenant ne propose à ce stade que la mécanique des champs visibles. Les extranets formateur et contact client proposent les deux mécaniques.

Les trois extranets que vous pouvez personnaliser

SmartOF expose trois extranets distincts, un par grande catégorie d'utilisateurs externes de votre organisme de formation. Chacun se paramètre indépendamment.

Extranet apprenant

Espace consulté par vos apprenants pendant leur parcours de formation. Sert principalement à retrouver leurs sessions, à émarger, à consulter le détail d'une session et à tenir à jour leur profil.

Vous y paramétrez les champs visibles sur cinq écrans : "Liste des sessions", "En-tête de session", "Fiche session", "Suivi apprenant" et "Profil".

➡️ Comment personnaliser l'extranet de vos apprenants

Extranet formateur

Espace consulté par vos formateurs (internes et externes). Sert principalement à retrouver les sessions sur lesquelles ils interviennent, à consulter la liste des apprenants et des entreprises commanditaires, et à tenir à jour leur profil.

➡️ Comment personnaliser l'extranet de vos formateurs

Extranet contact client

Espace consulté par vos contacts clients (RH, responsables formation des entreprises clientes). Sert principalement à suivre les sessions financées par leur entreprise, à consulter les apprenants inscrits, et à accéder aux documents et émargements partagés.

Vous y paramétrez les champs visibles sur huit écrans (liste des sessions, en-tête de session, fiche session, liste apprenants, fiche apprenant, liste entreprises, fiche entreprise, profil) et quatre fonctionnalités : l'onglet "Émargements", l'onglet "Évaluations" (en cours de construction), la sous-section "Ressources pédagogiques" dans l'onglet "Documents", et le dépôt automatique des pièces jointes des workflows sur l'extranet.

➡️ Comment personnaliser l'extranet de vos contacts clients

💡 Astuce : la personnalisation des extranets et la personnalisation des couleurs sont deux paramétrages distincts. La palette de couleurs reste commune aux trois extranets, voir Personnaliser les couleurs de l'extranet de vos utilisateurs.

Cas d'usage

1. Organisme de formation interne d'un grand groupe (formation intra)

Votre organisme forme principalement les collaborateurs d'un grand groupe. Les apprenants disposent déjà d'un SIRH et leur compte SmartOF doit rester minimal. À l'inverse, les responsables formation côté RH doivent avoir une visibilité forte sur les sessions financées par leur entreprise. Vous avez peu ou pas de formateurs externes.

Paramétrage type :

Extranet apprenant : minimal. Sur chaque écran, n'exposez que les champs strictement utiles (intitulé, date, lieu sur la liste des sessions ; programme et créneaux sur la fiche). Ne demandez pas à l'apprenant de compléter d'informations personnelles déjà gérées par le SIRH du groupe.

Extranet contact client : riche. Exposez les champs financiers, les indicateurs et le détail des sessions. Activez l'onglet "Émargements" pour donner de la visibilité sur la présence. Activez le dépôt automatique des pièces jointes pour centraliser les conventions et factures côté client.

Extranet formateur : minimal ou désactivé. Si vous avez quelques formateurs internes, exposez le strict minimum (sessions, fiche session, liste apprenants).

2. Organisme catalogue grand public (B2C ou CPF)

Vous vendez majoritairement des formations en inter-entreprises à des particuliers, notamment via le CPF. L'extranet apprenant est votre principal point de contact post-inscription. Les contacts clients sont rares (peu de comptes B2B), les formateurs sont nombreux et souvent externes.

Paramétrage type :

Extranet apprenant : riche. Exposez le maximum de champs sur chaque écran (programme, formateur, créneaux, ressources, suivi pédagogique).

Extranet formateur : riche. Exposez tous les champs des sessions, des apprenants et des entreprises. Activez la fonctionnalité "Création d'apprenant par le formateur" pour la souplesse opérationnelle.

Extranet contact client : minimal ou désactivé. Si vous avez quelques comptes B2B, exposez le strict minimum.

3. Organisme Qualiopi multi-clients B2B

Vous équilibrez sessions inter et intra-entreprises pour des clients B2B variés. Chaque public a besoin d'un extranet structuré mais épuré, pour éviter la confusion. Vous masquez ce qui n'a pas de sens dans votre fonctionnement.

Paramétrage type :

Extranet apprenant : standard. Sessions, programme, émargement, profil. Pas de champs commerciaux ni administratifs.

Extranet formateur : standard. Sessions, liste apprenants, fiche apprenant, profil. Activez la création d'apprenant par le formateur si vous travaillez avec beaucoup d'externes autonomes.

Extranet contact client : standard. Sessions, apprenants, fiche apprenant éditable pour l'enrichissement CRM. Activez l'onglet "Émargements" et la sous-section "Ressources pédagogiques" selon vos engagements client.

Pièges fréquents

Le paramétrage est global à l'extranet, pas par utilisateur individuel. Masquer un champ ou désactiver une fonctionnalité affecte tous les utilisateurs de la catégorie concernée (tous les apprenants, tous les formateurs, ou tous les contacts clients), pas un utilisateur précis.

Modifier l'extranet d'un type d'utilisateur n'affecte pas les autres extranets. Si vous voulez masquer un champ sur les trois extranets, vous devez le faire dans les trois fiches dédiées.

Les changements s'appliquent en une trentaine de secondes côté utilisateur. Inutile de demander à vos apprenants, formateurs ou contacts de se déconnecter ; un rechargement de page peut toutefois être nécessaire pour voir un changement de fonctionnalité (onglet, sous-section).

Questions fréquentes

Puis-je personnaliser un extranet différemment pour chaque apprenant (ou chaque formateur, chaque contact) ?

Non. Le paramétrage des champs et des fonctionnalités s'applique à l'extranet dans son ensemble, donc à tous les utilisateurs de la catégorie concernée. Si vous souhaitez par exemple cacher un champ à un apprenant mais pas à un autre, ce n'est pas possible dans la configuration des extranets. Pour différencier l'expérience d'un utilisateur précis, agissez sur les données associées à cet utilisateur (ou à son entreprise pour un contact client) plutôt que sur la structure de l'extranet.

Quand mes utilisateurs voient-ils les changements de paramétrage ?

En une trentaine de secondes après enregistrement côté Admin OF. Inutile de demander à l'utilisateur de se déconnecter ; à sa prochaine interaction avec l'extranet, il voit la configuration mise à jour. Pour un changement de fonctionnalité (par exemple activation d'un onglet), un rechargement de la page peut être nécessaire côté utilisateur pour voir l'élément apparaître.

Les couleurs de l'extranet et le contenu des écrans sont-ils paramétrés au même endroit ?

Non, ce sont deux paramétrages distincts. Les couleurs (boutons, liens, fond) se règlent dans la section Personnaliser les couleurs de l'extranet. Le contenu (quels champs sont visibles, quelles fonctionnalités sont activées) se règle dans les fiches dédiées à chaque extranet (apprenant, formateur, contact client).