Comment créer mes premiers contacts (entreprises, apprenants, contacts clients)

À qui s'adresse cette page

• Pour qui : Admin OF

• Durée : 4 minutes de lecture (la création réelle dépend du volume de contacts à saisir)

• Prérequis : un compte SmartOF actif. Aucun contact préexistant n'est requis.

Quand utiliser cette procédure

Scénario : vous venez d'activer SmartOF et votre base est vide. Avant de pouvoir créer un devis, planifier une session ou lancer une facturation, il faut que vos clients existent dans le CRM. Cette page vous guide dans l'ordre recommandé pour saisir vos premiers contacts, et vous renvoie vers la fiche détaillée de chaque type de contact.

Avant de commencer

• Avoir le rôle Admin OF.

• Avoir sous la main les informations administratives de vos premiers clients : raison sociale et SIRET des entreprises, prénoms / noms / emails des apprenants et contacts.

• Si vous avez déjà une base CRM dans un autre outil ou dans un fichier Excel, l'import est plus rapide que la saisie manuelle : voir Comment importer ma base de contacts avec Excel.

Quel est le bon ordre ?

SmartOF n'impose aucun ordre obligatoire : vous pouvez créer un apprenant ou un contact client avant même que son entreprise existe dans le CRM, et rattacher l'entreprise plus tard. Mais en démarrage, l'ordre suivant vous évitera de revenir en arrière :

• Les entreprises clientes d'abord, pour pouvoir y rattacher tout le reste à la volée.

• Les apprenants ensuite, ce sont les futurs participants à vos sessions.

• Les contacts clients en dernier, vos interlocuteurs côté client (RH, responsable formation, signataire).

Étapes

1. Créer vos entreprises clientes

Commencez par les entreprises qui vous achètent des formations. Une fois saisies, vous pourrez rattacher chaque apprenant et chaque contact client à son entreprise en un clic.

📄 Suivez la fiche détaillée : Comment créer une entreprise

💡 Astuce : la raison sociale est le seul champ obligatoire. Tous les autres champs (SIRET, adresse, secteur…) peuvent être complétés plus tard. Pour démarrer, saisissez vos 5-10 premières entreprises avec juste leur raison sociale.

2. Créer vos apprenants

Saisissez ensuite les personnes qui vont suivre vos formations. Si leurs entreprises sont déjà dans le CRM (étape 1), vous pourrez les rattacher en sélectionnant simplement l'entreprise dans la liste.

📄 Suivez la fiche détaillée : Comment créer un apprenant

💡 Astuce : vous pouvez aussi créer un apprenant à la volée plus tard, depuis une session de formation ou depuis une fiche entreprise, pas besoin de tout saisir d'un bloc maintenant.

3. Créer vos contacts clients

Saisissez enfin vos interlocuteurs côté client : responsable formation, RH, signataire, acheteur. Un contact client peut être rattaché à une entreprise existante (créée à l'étape 1) ou exister seul si vous n'avez pas encore l'entreprise dans le CRM.

📄 Suivez la fiche détaillée : Comment créer un contact client

Résultat attendu

Vous avez maintenant : une base CRM minimale fonctionnelle, avec vos entreprises clientes, vos apprenants et vos contacts clients enregistrés et rattachés entre eux. Vous pouvez créer un devis, planifier une session, et envoyer une convocation sans devoir saisir un nouveau contact à chaque fois.

Pièges fréquents

• Doublons d'entreprises ou d'apprenants : si plusieurs personnes saisissent en parallèle, vérifiez avant chaque création qu'un contact homonyme n'existe pas déjà dans la liste. SmartOF n'empêche pas la création de doublons.

• Apprenant sans entreprise : c'est autorisé, mais le rattachement plus tard implique de rouvrir la fiche apprenant pour ajouter l'entreprise. Plus rapide en démarrage : créer l'entreprise d'abord.

• Saisie manuelle pour 100+ contacts : passez à l'import Excel plutôt que de saisir un par un.

Cas particuliers

J'ai déjà une base CRM dans un autre outil

Ne saisissez rien manuellement. Exportez votre base existante en Excel et utilisez l'import : Comment importer ma base de contacts avec Excel L'import couvre les 3 types de contacts (entreprises, apprenants, contacts clients) en une seule passe.

Questions fréquentes

Dois-je obligatoirement créer mes entreprises avant mes apprenants ?

Non, SmartOF n'impose aucun ordre. Vous pouvez créer un apprenant sans entreprise, puis rattacher l'entreprise plus tard. L'ordre recommandé (entreprises d'abord) vous évite simplement de rouvrir chaque fiche apprenant pour ajouter le rattachement après coup.

Combien de contacts dois-je créer pour démarrer ?

Aucun minimum. Vous pouvez créer SmartOF avec une seule entreprise et un seul apprenant si c'est tout ce dont vous avez besoin pour votre première session de formation. La base s'enrichit ensuite au fil des nouvelles affaires.

Puis-je importer ma base existante au lieu de tout saisir à la main ?

Oui. Si votre base actuelle est dans un Excel ou un autre CRM, l'import est plus rapide que la saisie manuelle, en particulier au-delà de quelques dizaines de contacts. Voir Comment importer ma base de contacts avec Excel.

Quelle est la différence entre un apprenant et un contact client ?

Un apprenant est une personne qui suit la formation : c'est lui qui sera inscrit en session, qui émargera, qui recevra ses convocations et son attestation. Un contact client est votre interlocuteur côté entreprise : RH, responsable formation, acheteur, signataire, il n'assiste généralement pas à la formation, mais il signe les devis et reçoit les factures. Une même personne peut être les deux à la fois (cas fréquent en TPE/PME).

Voir aussi

• Comment créer une entreprise, fiche détaillée de l'étape 1

• Comment créer un apprenant, fiche détaillée de l'étape 2

• Comment créer un contact client, fiche détaillée de l'étape 3

• Comment importer ma base de contacts avec Excel, alternative à la saisie manuelle pour une base existante

• Comment créer mon premier produit de formation, étape suivante de l'onboarding