Comment consulter et ajouter des documents liés à un formateur
À qui s'adresse cette page
- Pour qui : Admin OF
- Durée : 2 minutes
- Prérequis : le formateur doit exister dans SmartOF
Quand utiliser cette procédure
Scénario : vous devez archiver le CV ou les diplômes d'un formateur pour répondre aux exigences Qualiopi (critère 6, compétences des intervenants), ou vous souhaitez stocker la convention de sous-traitance d'un formateur externe directement sur sa fiche, sans recourir à un espace de stockage externe.
Avant de commencer
Étapes
1. Ouvrir la fiche du formateur
Depuis le menu latéral, cliquez sur "Formateurs". Recherchez le formateur par nom, puis cliquez sur son nom pour ouvrir sa fiche.
2. Accéder à l'onglet Documents
Sur la fiche du formateur, cliquez sur l'onglet "Documents".
La liste affiche tous les fichiers déjà attachés à ce formateur, avec leur nom, date d'ajout et format.
3. Ajouter un document
Cliquez sur le bouton "Importer des documents", sélectionnez le fichier depuis votre ordinateur, choisissez une catégorie, puis confirmez l'envoi.
⚠️ Attention : la taille maximale par fichier est de 9 Mo. Tous les types de fichiers courants sont acceptés (PDF, JPG, PNG, DOCX, etc.).
Résultat attendu
Vous avez maintenant : le document est visible dans l'onglet "Documents" de la fiche du formateur, accessible à tout moment par les utilisateurs autorisés de votre OF.
Pièges fréquents
- Le fichier ne s'envoie pas : la taille dépasse les 9 Mo autorisés. Compressez ou scindez le fichier avant de réessayer.
- Le document n'est pas retrouvable : il a peut-être été ajouté sur une autre fiche (apprenant, entreprise). Vérifiez dans les fiches connexes ou via la recherche globale.
Questions fréquentes
Les documents ajoutés sont-ils visibles par le formateur depuis son extranet ?
Non. Les documents ajoutés sur la fiche formateur sont réservés à l'usage interne de l'OF. Ils ne sont pas accessibles depuis l'extranet formateur.
Peut-on supprimer un document ajouté par erreur ?
Oui. Les documents peuvent être supprimés depuis l'onglet "Documents" de la fiche formateur.
Ces documents sont-ils utilisables comme justificatifs Qualiopi ?
Oui. Stocker le CV, les diplômes et les attestations de compétences de chaque formateur dans SmartOF vous permet de centraliser les preuves requises pour le critère 6 de Qualiopi (qualification des intervenants). Ils restent consultables à tout moment lors d'un audit.
Voir aussi
- Créer un formateur : créer la fiche avant de la gérer
- Consulter les sessions de formation d'un formateur : autre onglet de la même fiche
- Modifier un formateur : mettre à jour les informations de la fiche
- Consulter et ajouter des documents liés à un apprenant : même logique côté apprenant
- Consulter et ajouter des documents liés à une entreprise : même logique côté entreprise