Comment consulter le Bilan Pédagogique et Financier de mon organisme de formation
À qui s'adresse cette page
- Pour qui : Admin OF
- Durée : 3 minutes
- Prérequis : avoir des sessions enregistrées dans SmartOF avec leurs champs BPF renseignés
Quand utiliser cette procédure
Scénario : chaque année, votre OF doit déposer son Bilan Pédagogique et Financier. Vous consultez ici le récapitulatif consolidé de l'ensemble de vos sessions sur l'exercice, pour vérifier les chiffres avant déclaration.
Avant de commencer
- Avoir le rôle Admin OF avec accès au menu "Bilan Pédagogique et Financier"
- Les champs BPF de vos sessions doivent être renseignés (voir Configurer les champs du Bilan Pédagogique et Financier d'une session)
Étapes
1. Accéder au BPF global
Depuis le menu latéral, cliquez sur "Bilan Pédagogique et Financier".
La page s'ouvre sur l'onglet "BPF", qui affiche l'ensemble des sections du bilan pour l'exercice sélectionné.
2. Sélectionner l'exercice comptable
En haut de la page, déroulez le sélecteur "Exercice comptable" et choisissez l'exercice souhaité (ex : "Exercice 2025 (01/01/2025 → 31/12/2025)").
Toutes les sections se mettent à jour automatiquement avec les données de l'exercice sélectionné.
💡 Astuce : cliquez sur "Modifier l'exercice comptable" si les bornes de votre exercice ne correspondent pas à l'année civile (ex : exercice décalé juin → mai).
3. Naviguer entre les sections
Utilisez les onglets en haut de la page pour accéder à chaque section réglementaire du BPF :
- C - Provenance des produits : bilan financier hors taxes par origine des financements (entreprises, OPCO, CPF, pouvoirs publics, particuliers, etc.)
- E - Formateurs : personnes dispensant des heures de formation (internes et sous-traitants)
- F - Participants : type de stagiaires (F-1), activité sous-traitée (F-2), objectif des prestations (F-3), spécialités de formation (F-4)
- G - Bilan Pédagogique : stagiaires dont la formation a été confiée à votre OF par un autre organisme
- Sessions validées : liste des sessions intégrées au BPF
- Sessions en attente : sessions dont les champs BPF sont incomplets
- Sessions hors BPF : sessions explicitement exclues du bilan
Tous les chiffres sont calculés automatiquement depuis vos sessions. Les champs sont en lecture seule.
4. Vérifier les sessions en attente
Cliquez sur l'onglet "Sessions en attente" pour identifier les sessions dont les données BPF sont incomplètes. Ces sessions ne sont pas comptabilisées dans le bilan.
Pour chaque session en attente, ouvrez-la et complétez les champs manquants (voir Configurer les champs du Bilan Pédagogique et Financier d'une session).
⚠️ Attention : une session en attente n'est pas prise en compte dans vos totaux BPF. Vérifiez cet onglet avant toute déclaration.
Résultat attendu
Vous avez maintenant : une vue consolidée de votre Bilan Pédagogique et Financier sur l'exercice sélectionné, avec les totaux par section réglementaire, calculés automatiquement depuis vos sessions validées.
Pièges fréquents
- Des sessions n'apparaissent pas dans les totaux : elles sont probablement dans l'onglet "Sessions en attente". Complétez leurs champs BPF pour les intégrer au bilan.
- Les chiffres de la section C (provenance des produits) sont à zéro : les montants financiers de la section C sont liés aux champs BPF renseignés au niveau de chaque session. Vérifiez que le type de financement est bien renseigné sur chaque session.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre le BPF d'une session et le BPF global ?
Le BPF d'une session permet de renseigner les champs spécifiques à cette session (type de stagiaires, financement, heures). Le BPF global consolide automatiquement toutes ces données sur l'ensemble de l'exercice comptable, pour produire le bilan annuel réglementaire.
Puis-je exporter le BPF en PDF ou Excel ?
Non, la page BPF est une vue de lecture seule sans export direct.
Comment modifier les bornes de mon exercice comptable ?
Cliquez sur "Modifier l'exercice comptable" en haut de la page pour ajuster les dates de début et de fin de l'exercice.
Une session peut-elle être exclue du BPF volontairement ?
Oui. Les sessions exclues manuellement apparaissent dans l'onglet "Sessions hors BPF" et ne sont pas comptabilisées dans les totaux.
Voir aussi
- Configurer les champs du Bilan Pédagogique et Financier d'une session — pour alimenter correctement le BPF global
- Créer et exporter des rapports — pour exporter une liste de sessions en Excel
- Suivre les indicateurs financiers — pour une vue synthétique des montants par période
Glossaire de cette page
- BPF (Bilan Pédagogique et Financier) : document réglementaire annuel que tout organisme de formation doit déposer. Il récapitule l'activité pédagogique et financière de l'OF sur l'exercice comptable.
- Exercice comptable : période de référence du BPF, généralement une année civile (1er janvier au 31 décembre), modifiable si l'OF a un exercice décalé.
- Heures-stagiaires : unité de mesure réglementaire = nombre d'heures de formation x nombre de stagiaires ayant suivi ces heures.