Comment consulter et ajouter des documents liés à une entreprise

À qui s'adresse cette page

• Pour qui : Admin OF

• Durée : 2 minutes

• Prérequis : l'entreprise doit exister dans SmartOF

Quand utiliser cette procédure

Scénario : vous recevez une convention de formation signée par une entreprise cliente et souhaitez l'archiver directement sur sa fiche dans SmartOF, pour la retrouver sans avoir à fouiller votre boîte mail ou votre Drive.

Avant de commencer

• Créer une entreprise

Étapes

1. Ouvrir la fiche de l'entreprise

Depuis le menu latéral, cliquez sur "Entreprises". Recherchez l'entreprise par nom, puis cliquez sur son nom.

2. Accéder à l'onglet Documents

Sur la fiche de l'entreprise, cliquez sur l'onglet "Documents".

La liste affiche tous les fichiers déjà attachés à cette entreprise avec leur nom, date d'ajout et format.

3. Ajouter un document

Cliquez sur le bouton "Importer des documents", sélectionnez le fichier depuis votre ordinateur, choisissez une catégorie, puis confirmez l'envoi.

⚠️ Attention : la taille maximale par fichier est de 9 Mo.

Résultat attendu

Vous avez maintenant : le document est visible dans l'onglet "Documents" de la fiche entreprise, accessible à tout moment par les utilisateurs autorisés.

Pièges fréquents

• Le fichier ne s'envoie pas : la taille du fichier dépasse les limites autorisées. Réduisez sa taille avant de réessayer.

• Le document n'est pas retrouvable : il a peut-être été ajouté sur la fiche d'un contact client de l'entreprise plutôt que sur la fiche entreprise elle-même. Vérifiez dans les fiches de contacts associées.

Questions fréquentes

Quels formats de fichiers peut-on ajouter sur la fiche d'une entreprise ?

Tous les types de fichiers sont acceptés (PDF, Word, image, etc.), dans la limite de 9 Mo par fichier.

Les documents ajoutés sont-ils visibles par le contact client de l'entreprise depuis son extranet ?

Non. Les documents ajoutés sur la fiche entreprise sont réservés à l'usage interne de l'OF. Ils ne sont pas accessibles depuis l'extranet contact client.

Peut-on supprimer un document ajouté par erreur ?

Oui. Les documents peuvent être modifiés ou supprimés depuis l'onglet "Documents" de la fiche entreprise.

Voir aussi

• Créer une entreprise : créer la fiche avant de la gérer

• Consulter les sessions de formation d'une entreprise : voir l'historique pédagogique

• Consulter et ajouter des documents liés à un apprenant : même logique côté apprenant