Référence des permissions utilisateur
À qui s'adresse cette page
- Pour qui : Admin OF disposant de la permission "Gestionnaire d'accès"
- Durée : 3 minutes
- Prérequis : Modifier les permissions d'un utilisateur
Quand utiliser cette page
Scénario : vous souhaitez savoir exactement ce qu'une permission autorise ou bloque avant de modifier les droits d'un utilisateur.
Paramètres & configuration
Ces permissions sont à réserver aux Admin OF référents. Laisser un Manager OF modifier la structure des fiches apprenants ou des formulaires en cours d'année peut casser l'historique des données et créer des incohérences difficiles à corriger avant la déclaration BPF ou un audit Qualiopi.
Permission | Effet si désactivée |
|---|---|
Accéder aux Paramètres | "Accès refusé" à l'ensemble du menu Paramètres |
Personnalisation des fiches Apprenant | Le bouton "Configurer la fiche" disparaît sur la fiche d'un apprenant |
Personnalisation des fiches Entreprise | Le bouton "Configurer la fiche" disparaît sur la fiche d'une entreprise |
Personnalisation des fiches Contact Client | Le bouton "Configurer la fiche" disparaît sur la fiche d'un contact client |
Personnalisation des fiches Formateur | Le bouton "Configurer la fiche" disparaît sur la fiche d'un formateur |
Personnalisation de l'onglet Programme de formation des Produits | Le bouton "Configurer la fiche" disparaît sur la fiche d'un produit de formation |
Personnalisation des fiches paramètres des Sessions de formation | Le bouton "Configurer la fiche" disparaît sur la fiche d'une session (uniquement si des champs personnalisés sont configurés) |
Personnalisation des fiches Financeur | Le bouton "Configurer la fiche" disparaît sur la fiche d'un financeur |
Personnalisation des fiches Créneau de formation | Le bouton "Configurer la fiche" disparaît sur la fiche d'un créneau (uniquement si des champs personnalisés sont configurés) |
Personnalisation des formulaires d'inscription | "Accès refusé" à la personnalisation des formulaires d'inscription |
Personnalisation des formulaires de création | Désactive la possibilité de choisir les champs affichés et requis dans les formulaires de création des apprenants, entreprises et contacts clients |
Finance
Ces permissions sont à réserver aux profils habilités à voir les marges et les coûts formateurs, typiquement le dirigeant et la personne en charge de la comptabilité. Les formateurs externes et les Managers OF qui n'ont pas besoin de voir la rentabilité ne doivent pas avoir accès à ces données.
Permission | Effet si désactivée |
|---|---|
Gestion des factures émises | "Accès refusé" au menu Factures et à la section Factures d'une session |
Gestion des avoirs | "Accès refusé" au menu Avoirs |
Gestion des factures reçues | "Accès refusé" au menu "Factures reçues" (factures fournisseurs via Iopole) |
Accès aux indicateurs financiers | "Accès refusé" au menu Indicateurs |
Exports comptables | "Accès refusé" au menu des exports comptables |
Accès au Bilan pédagogique et financier (BPF) | "Accès refusé" au menu du BPF |
Accès aux coûts formateurs | L'encart "Coût du formateur" est masqué sur la fiche d'un formateur |
Import / Export
Ces permissions sont à réserver aux administrateurs ayant déjà manipulé des imports SmartOF. Un import mal structuré peut créer des doublons d'apprenants ou d'entreprises qui impactent directement le BPF annuel et sont difficiles à corriger après coup.
Permission | Effet si désactivée |
|---|---|
Import de données | "Accès refusé" au menu d'import de données |
Export de données | "Accès refusé" au menu d'export de données |
Questions fréquentes
Si je désactive "Accéder aux Paramètres", les autres permissions du groupe Paramètres & configuration sont-elles aussi bloquées ?
Oui. Sans accès au menu Paramètres, toutes les permissions qui y vivent (personnalisation des fiches, formulaires...) sont de fait inaccessibles, même si leurs toggles sont activés.
La permission "Gestion des factures reçues" concerne-t-elle toutes les factures ou uniquement Iopole ?
Elle concerne uniquement les factures fournisseurs reçues via la plateforme de facturation électronique Iopole. Les factures émises par votre OF sont gérées par la permission "Gestion des factures émises".
Les permissions disponibles sont-elles les mêmes pour tous les utilisateurs ?
Non. Les groupes de permissions affichés dépendent du rôle de l'utilisateur. Un formateur ne verra pas les mêmes groupes qu'un Manager OF ou qu'un Admin OF.
Pourquoi désactiver "Accès aux coûts formateurs" à un Manager OF ?
Un Manager OF a souvent besoin de gérer le planning et les sessions sans nécessairement avoir accès aux marges de l'OF. Désactiver cette permission masque l'encart "Coût du formateur" sur les fiches formateurs, les formateurs externes ne voient pas non plus leur propre coût côté plateforme.
Quelles permissions désactiver pour un formateur externe ?
En règle générale : tout le groupe Finance (marges, factures, BPF), tout le groupe Paramètres & configuration (il ne doit pas modifier les fiches ou formulaires), et Import / Export. Laissez uniquement les accès liés à ses sessions (planning, émargements, documents formateur).
Quelle est la différence entre désactiver "Accéder aux Paramètres" et désactiver toutes les permissions du groupe une par une ?
Désactiver "Accéder aux Paramètres" bloque l'accès au menu entier d'un coup, les autres toggles du groupe restent en place mais sont inaccessibles en pratique. Désactiver permission par permission est utile si vous voulez un accès partiel aux Paramètres (par exemple, accéder à certains réglages mais pas à la personnalisation des fiches).
Glossaire de cette page
- Gestionnaire d'accès : permission spéciale qui permet à un Admin OF de modifier les permissions des autres utilisateurs. Sans elle, le panneau "Permissions" n'est pas accessible.
- Iopole : plateforme de facturation électronique partenaire de SmartOF, utilisée pour la réception des factures fournisseurs. La permission "Gestion des factures reçues" y est liée.
Voir aussi
- Modifier les permissions d'un utilisateur : comment appliquer ces permissions