Comment programmer l'envoi d'un questionnaire pédagogique

À qui s'adresse cette page

• Pour qui : Admin OF

• Durée : 4 minutes

• Prérequis : avoir créé au moins un modèle de questionnaire pédagogique dans le paramétrage

Quand utiliser cette procédure

Scénario : vous organisez une session de formation et souhaitez que vos apprenants reçoivent automatiquement un questionnaire pédagogique (positionnement, évaluation des acquis, quiz intermédiaire) à une date précise. Vous voulez aussi pouvoir relancer les non-répondants et ajuster la date si la session est décalée.

Avant de commencer

• Créer un questionnaire pédagogique dans le paramétrage

• La session de formation doit exister et avoir des apprenants inscrits

• Avoir le rôle Admin OF ou Manager OF

Étapes

1. Ouvrir la session de formation

Depuis le menu latéral, cliquez sur "Sessions de formation", puis ouvrez la session concernée.

2. Ouvrir l'onglet Évaluations

Dans la session, cliquez sur l'onglet "Évaluations". La vue affiche par défaut questionnaires pédagogiques et enquêtes de satisfaction. Filtrez sur "Questionnaires" si besoin pour n'afficher que les questionnaires pédagogiques.

3. Ouvrir la modale de programmation

Cliquez sur la colonne "Planification" sur la ligne du questionnaire concerné pour ouvrir la modale.

4. Définir la date d'envoi, les relances et l'échéance

Dans la modale, configurez :

• La date d'envoi : cliquez sur "Ajouter" dans la section Programmation et saisissez la date à laquelle les apprenants recevront le questionnaire.

• La modification d'échéance : si la session est décalée ou si vous avez saisi une mauvaise date, modifiez la date directement dans cette même modale.

• Les relances automatiques : activez les relances pour que SmartOF envoie automatiquement des rappels aux non-répondants. La séquence débute après l'envoi initial (J+2 puis J+5) et s'arrête dès qu'un apprenant répond. Les relances ne s'activent que si un envoi a déjà été effectué.

💡 Astuce : pour un questionnaire de positionnement, programmez l'envoi avant le premier créneau. Pour une évaluation des acquis, planifiez-le après le dernier créneau.

⚠️ Attention : si le questionnaire a déjà été envoyé, modifier la date ne déclenche pas un nouvel envoi. Cela modifie uniquement la date limite jusqu'à laquelle les apprenants peuvent répondre.

Résultat attendu

Vous avez maintenant : un questionnaire pédagogique programmé sur la session, avec relances configurées si besoin. Les apprenants recevront automatiquement un email à la date définie. Les non-répondants recevront un rappel au délai paramétré.

Pièges fréquents

• Aucun modèle de questionnaire n'apparaît dans la liste : aucun questionnaire n'a encore été créé dans le paramétrage. Créez-en un d'abord depuis Paramétrage > Questionnaires pédagogiques.

• Le questionnaire n'est pas envoyé à la date prévue : vérifiez que les apprenants ont bien une adresse email renseignée sur leur fiche. Les apprenants sans email ne reçoivent pas l'envoi automatique.

• La date d'envoi est passée sans que le questionnaire soit parti : si la date était antérieure à l'heure d'enregistrement, l'envoi n'a pas eu lieu. Rouvrez la modale de programmation et saisissez une date future.

• La modification de date ne reprogramme pas un nouvel envoi : si le questionnaire a déjà été envoyé, les apprenants ne reçoivent pas de nouveau email. Seule la date limite de réponse est modifiée.

Questions fréquentes

Puis-je associer plusieurs questionnaires pédagogiques à une même session ?

Oui. Vous pouvez associer plusieurs modèles à une même session (ex. : un questionnaire de positionnement avant la formation et une évaluation des acquis après), chacun avec sa propre date d'envoi.

Comment fonctionnent les relances automatiques ?

Les relances ciblent uniquement les apprenants qui n'ont pas encore répondu. Elles suivent une séquence fixe : J+2 après l'envoi initial, puis J+5. Elles s'arrêtent dès qu'un apprenant répond. Les relances ne s'activent que si un envoi initial a bien été effectué.

Puis-je programmer l'envoi avant le début de la session ?

Oui. Vous pouvez définir n'importe quelle date d'envoi. C'est notamment utile pour un questionnaire de positionnement envoyé avant le premier créneau.

Quelle est la différence entre un questionnaire pédagogique et une enquête de satisfaction ?

Le questionnaire pédagogique évalue les connaissances ou le positionnement des apprenants (avant, pendant ou après la formation). L'enquête de satisfaction mesure le ressenti des apprenants sur la qualité de la formation. Les deux se configurent depuis le même onglet "Évaluations" et suivent la même logique de programmation.

Voir aussi

• Créer un questionnaire pédagogique — créer le modèle dans le paramétrage

• Ajouter un questionnaire à une session — associer le modèle à la session avant de programmer

• Programmer l'envoi d'une enquête de satisfaction — même logique pour les enquêtes de satisfaction