Comment consulter et ajouter des documents liés à un apprenant

À qui s'adresse cette page

• Pour qui : Admin OF

• Durée : 2 minutes

• Prérequis : l'apprenant doit exister dans SmartOF

Quand utiliser cette procédure

Scénario : vous souhaitez archiver un justificatif d'identité, une attestation de formation ou tout autre document administratif directement sur la fiche d'un apprenant, pour le retrouver rapidement sans quitter SmartOF.

Avant de commencer

• Créer un apprenant

Étapes

1. Ouvrir la fiche de l'apprenant

Depuis le menu latéral, cliquez sur "Apprenants". Recherchez l'apprenant par nom ou email, puis cliquez sur son nom pour ouvrir sa fiche.

2. Accéder à l'onglet Documents

Sur la fiche de l'apprenant, cliquez sur l'onglet "Documents".

La liste affiche tous les fichiers déjà attachés à cet apprenant avec leur nom, date d'ajout et format.

3. Ajouter un document

Cliquez sur le bouton "Importer des documents", sélectionnez le fichier depuis votre ordinateur, choisissez une catégorie, puis confirmez l'envoi.

⚠️ Attention : tous les types de fichiers sont acceptés. La taille maximale par fichier est de 9 Mo.

Résultat attendu

Vous avez maintenant : le document est visible dans l'onglet "Documents" de la fiche de l'apprenant, accessible à tout moment par les utilisateurs autorisés.

Pièges fréquents

• Le fichier ne s'envoie pas : la taille dépasse les 9 Mo autorisés. Réduisez la taille du fichier avant de réessayer.

• Le document n'est pas retrouvable : il a peut-être été ajouté sur la fiche d'un autre contact (entreprise, formateur). Vérifiez dans les fiches connexes.

Questions fréquentes

Les documents ajoutés sont-ils visibles par l'apprenant depuis son extranet ?

Non. Les documents ajoutés sur la fiche apprenant sont réservés à l'usage interne de l'OF. Ils ne sont pas accessibles depuis l'extranet apprenant.

Peut-on supprimer un document ajouté par erreur ?

Oui. Les documents peuvent être modifiés ou supprimés depuis l'onglet "Documents" de la fiche apprenant.

Voir aussi

• Créer un apprenant : créer la fiche avant de la gérer

• Consulter les sessions de formation d'un apprenant : autre onglet de la même fiche

• Consulter et ajouter des documents liés à une entreprise : même logique côté entreprise