Comment créer ma première session de formation

Créez votre première session de formation : choisissez un produit, associez un formateur, définissez les créneaux.

À qui s'adresse cette page

Pour qui : Admin OF

Durée : 5 minutes de lecture (la création réelle dépend du nombre de créneaux et des options activées)

Prérequis : un produit de formation actif dans votre catalogue, au moins un formateur enregistré dans le CRM.

Quand utiliser cette procédure

Scénario : vous venez de signer votre premier devis avec un client (cas intra) OU vous ouvrez votre catalogue à des inscriptions individuelles (cas inter) et vous devez maintenant matérialiser cette session dans SmartOF, avec son formateur, ses créneaux et ses participants. Une session créée dans SmartOF est traçable pour Qualiopi (convocations, émargements, attestations) et alimente votre BPF de fin d'année.

Avant de commencer

Avoir le rôle Admin OF.

Avoir au moins un produit de formation dans votre catalogue. Si ce n'est pas le cas, créez-le d'abord : Comment créer un produit de formation.

Avoir au moins un formateur enregistré dans le CRM. Si ce n'est pas le cas, créez-le d'abord : Comment créer un formateur.

Quel est le bon ordre ?

Suivez cet ordre pour éviter de revenir en arrière :

Créer la session depuis votre produit de formation.

Associer le formateur qui animera la session.

Définir les créneaux (dates et horaires des séances).

💡 Cas différent ? Si vous avez déjà signé un devis avec une entreprise et que vous connaissez vos apprenants à l'avance (session intra), voyez le bloc Cas particuliers plus bas.

Étapes

1. Créer la session

Créez la session à partir du produit de formation que vous voulez planifier. Le produit fournit le programme, la durée par défaut et les paramètres pédagogiques ; la session, elle, porte les dates, le formateur et les apprenants.

📄 Suivez la fiche détaillée : Comment créer une session de formation

💡 Astuce : une session peut être enregistrée avant que tous les éléments soient renseignés. Des pastilles rouges s'affichent sur les onglets concernés (Commanditaires, Formateurs, Planning) tant qu'ils sont incomplets.

2. Associer un formateur à la session

Sélectionnez le formateur qui animera la session.

📄 Suivez la fiche détaillée : Comment ajouter un formateur à une session de formation

⚠️ Attention : SmartOF ne bloque pas les conflits de planning pour un formateur déjà associé à une autre session sur les mêmes créneaux. Vérifiez son planning avant de confirmer : Consulter le planning des formateurs.

3. Définir les créneaux

Ajoutez les dates et horaires de chaque séance. Une session peut comporter un seul créneau (demi-journée) ou plusieurs (parcours sur plusieurs jours ou semaines).

📄 Suivez la fiche détaillée : Comment ajouter des créneaux à une session de formation

💡 Astuce : vous pouvez ajouter ou modifier des créneaux après la création de la session, mais les apprenants déjà associés verront la modification. Évitez les changements de dernière minute.

Résultat attendu

Vous avez maintenant : une session avec un formateur et des créneaux définis, traçable pour Qualiopi et prête pour la suite : ajout d'apprenants, génération de documents, ou ouverture aux inscriptions.

Pièges fréquents

Les pastilles rouges restent affichées sur un onglet : un élément obligatoire n'a pas été renseigné dans cet onglet (formateur, créneau, ou commanditaire). Ouvrez l'onglet concerné et complétez les informations manquantes.

Pas de produit de formation dans le catalogue : la création de session demande de partir d'un produit existant. Créez-le d'abord depuis le Paramétrage (voir Comment créer un produit de formation), puis revenez ici.

Cas particuliers

J'ai signé un devis avec une entreprise, je connais déjà mes apprenants

Vous n'êtes pas dans un cas "inter-entreprises catalogue" mais dans un cas intra-entreprises : une seule entreprise cliente, des apprenants connus à l'avance, pas d'inscription publique. Deux options :

Partir du devis (le plus rapide) : transformez le devis directement en session, les contacts et apprenants sont reportés automatiquement. Voir Comment transformer un devis en session de formation.

Partir d'une session vierge : créez la session comme décrit ci-dessus, puis ajoutez manuellement l'entreprise et les apprenants connus :

Comment ajouter une entreprise à une session de formation

Comment ajouter des apprenants à une session de formation

Questions fréquentes

Dois-je obligatoirement avoir créé un produit de formation avant ma première session ?

Oui. Le produit de formation est le gabarit dont hérite la session (programme, durée, paramètres pédagogiques). Sans produit dans votre catalogue, vous ne pouvez pas créer de session. Si ce n'est pas encore fait, créez votre premier produit avant de revenir ici : voir Comment créer un produit de formation.

Quelle différence entre une session inter et une session intra ?

Une session inter-entreprises (inter) est ouverte sur catalogue : plusieurs apprenants de plusieurs entreprises différentes peuvent s'y inscrire, en général via le formulaire public. Une session intra-entreprises (intra) est dédiée à un seul client : les apprenants sont connus à l'avance, vous ne publiez généralement pas la session sur le catalogue. Le parcours principal de cette page couvre les deux cas ; pour l'intra spécifiquement, voyez le bloc Cas particuliers.

Puis-je modifier un créneau après avoir associé des apprenants à la session ?

Oui, mais les apprenants déjà associés verront la modification dans leur extranet. Selon votre paramétrage de workflow, une notification peut leur être envoyée automatiquement. Évitez les modifications de dernière minute pour ne pas désorganiser vos participants.