Comment annuler une facture avec un avoir

Créez un avoir pour annuler totalement ou partiellement une facture émise, en saisissant un motif et en ajustant les lignes si nécessaire.

À qui s'adresse cette page

Pour qui : Admin OF

Durée : 3 minutes

Prérequis : la facture à annuler doit être au statut "À venir", "En retard" ou "Payée" — pas "Brouillon", pas déjà 100 % annulée

Quand utiliser cette procédure

Scénario : vous avez émis une facture avec un montant erroné ou une prestation annulée. Vous ne pouvez pas modifier la facture directement après émission. Vous créez un avoir pour l'annuler, puis recréez une facture correcte si nécessaire.

Avant de commencer

Créer une facture hors formation — pour recréer une facture corrigée après l'avoir

Avoir le rôle Admin OF

Étapes

1. Accéder à l'option "Créer un avoir"

Deux chemins possibles :

Depuis la liste des factures : cliquez sur "Actions" en bout de ligne de la facture concernée, puis sélectionnez "Créer un avoir".

Depuis la fiche de la facture : ouvrez la facture en cliquant sur son numéro, puis cliquez sur "Créer un avoir".

Accès à Créer un avoir depuis la liste ou la fiche de facture

2. Vérifier le solde restant avoirable

En haut de la modale, le champ "Solde restant avoirable" indique le montant maximum que vous pouvez couvrir avec cet avoir (en TTC).

Bandeau Solde restant avoirable en haut de la modale

💡 Astuce : si un avoir partiel a déjà été émis sur cette facture, le solde restant avoirable est réduit d'autant.

3. Saisir le motif de l'avoir

Dans le champ "Motif de l'avoir", saisissez la raison de l'annulation. Ce champ est obligatoire.

Champ Motif de l'avoir

4. Ajuster les lignes de l'avoir (si avoir partiel)

Les lignes sont pré-remplies depuis la facture d'origine. Pour un avoir total, laissez-les telles quelles.

Pour un avoir partiel, modifiez la quantité ou le prix unitaire HT des lignes concernées. Le total de l'avoir se recalcule automatiquement.

Lignes de l'avoir avec colonnes Libellé, Qté, PU HT, TVA, Total TTC, Reste avoirable

5. Définir la date d'échéance

Saisissez ou ajustez la "Date d'échéance" de l'avoir.

Champ Date d'échéance de l'avoir

6. Ajouter des mentions libres (optionnel)

Deux champs "Mentions libres" sont disponibles : un qui apparaît avant le tableau de lignes sur le PDF, un qui apparaît après. Ils sont pré-remplis avec une référence à la facture d'origine.

Champs Mentions libres (avant) et (après)

7. Créer l'avoir

Cliquez sur "+ Créer un avoir" pour émettre l'avoir.

Bouton Créer un avoir en bas à droite de la modale

Résultat attendu

Vous avez maintenant : un avoir émis (numéro A-20XX-XXXX), la facture d'origine passe au statut "Annulée" si l'avoir couvre la totalité du solde restant. L'avoir est visible dans la colonne "Avoir" de la liste des factures, sur la ligne de la facture concernée.

Pièges fréquents

L'option "Créer un avoir" n'est pas disponible : la facture est déjà au statut "Annulée" ou "Brouillon". Un avoir ne peut être créé que sur une facture émise ("À venir", "En retard" ou "Payée").

Le total de l'avoir dépasse le solde restant avoirable : SmartOF bloque la création. Réduisez les quantités ou les prix unitaires pour rester dans la limite du solde affichée.

Cas particuliers

Avoir sur une facture qui a déjà un avoir partiel

Si un premier avoir partiel a déjà été émis, le solde restant avoirable est réduit en conséquence. Vous pouvez émettre plusieurs avoirs successifs sur une même facture, dans la limite du solde restant.

Questions fréquentes

Puis-je annuler un avoir après l'avoir créé ?

Non. Un avoir émis est définitif et ne peut pas être annulé. Si vous avez commis une erreur sur l'avoir, contactez votre comptable pour la traiter en dehors de SmartOF.

La facture passe-t-elle automatiquement au statut "Annulée" dès qu'un avoir est créé ?

Oui, si l'avoir couvre la totalité du solde restant avoirable. Si l'avoir est partiel, la facture conserve son statut ("À venir" ou "En retard") et la colonne "Avoir" indique le montant déjà couvert.

L'avoir est-il envoyé automatiquement au destinataire ?

Non. La création de l'avoir ne déclenche pas d'envoi automatique. Pour envoyer l'avoir au destinataire, utilisez la fonctionnalité d'envoi par mail depuis la fiche de l'avoir. Voir Comment envoyer une facture par mail.

Peut-on créer un avoir sur une facture payée ?

Oui. L'option "Créer un avoir" est disponible sur toute facture émise non entièrement annulée : "À venir", "En retard" et "Payée". Seules les factures en "Brouillon" ou déjà 100 % annulées n'y ont pas accès.

Voir aussi

Comment créer une facture hors formation — recréer une facture correcte après annulation

Comment envoyer une facture par mail — envoyer l'avoir au destinataire

Gérer mes factures — retrouver la facture annulée et l'avoir dans la liste