Comment modifier un formateur
À qui s'adresse cette page
- Pour qui : Admin OF
- Durée : 2 minutes
- Prérequis : le formateur doit exister dans SmartOF
Quand utiliser cette procédure
Scénarios : votre OF change de formateur référent sur une action en cours (nouveau contrat de sous-traitance), ou un formateur passe du statut "externe" à "interne", ce changement impacte le calcul des coûts dans vos bilans et peut modifier la ligne correspondante dans votre BPF de fin d'année. Troisième cas courant : un formateur quitte l'OF et vous devez archiver sa fiche pour qu'il ne soit plus proposé à l'affectation tout en conservant son historique (traçabilité Qualiopi critère 5).
Avant de commencer
Étapes
1. Ouvrir la fiche du formateur
Depuis le menu latéral, cliquez sur "Formateurs". Recherchez le formateur par nom, puis cliquez sur son nom.
2. Modifier les informations
Sur la fiche du formateur, dans l'onglet "Informations générales", modifiez directement les champs souhaités : prénom, nom, email, téléphone, adresse, statut (interne / externe).
Les modifications sont enregistrées en cliquant sur "Enregistrer".
⚠️ Attention : modifier l'adresse email d'un formateur qui a déjà accès à l'extranet peut affecter sa connexion. Vérifiez avec lui qu'il utilise bien la nouvelle adresse pour se connecter.
3. Ouvrir l'accès à l'extranet
Si vous venez d'ajouter un email à un formateur qui n'avait pas encore accès à l'extranet, allez dans l'encart "Accès extranet" de l'onglet "Informations générales" et cliquez sur "Inviter à l'extranet".
Le formateur reçoit un email d'invitation pour activer son compte et accéder à l'extranet.
Résultat attendu
Vous avez maintenant : la fiche du formateur mise à jour. Si vous avez modifié son statut interne/externe, le nouveau statut sera pris en compte dans les calculs de coût des prochaines sessions. Si vous avez envoyé une invitation extranet, le formateur peut désormais accéder à ses sessions, émarger et consulter ses documents, sans que vous ayez à gérer ses informations manuellement à chaque session.
Cas particulier
Archiver un formateur qui quitte l'OF
Utilisez le bouton Archiver sur sa fiche. Sa fiche reste consultable (traçabilité Qualiopi pour les sessions passées), mais il ne sera plus proposé dans les listes d'affectation pour les nouvelles sessions. À faire dès le départ effectif pour éviter des affectations accidentelles.
Pièges fréquents
- Le formateur ne reçoit pas l'invitation à l'extranet : vérifiez que l'email est correctement orthographié dans la fiche. Un espace ou une faute de frappe suffit à bloquer l'envoi.
- Le bouton "Inviter" n'apparaît pas : aucun email n'est renseigné sur la fiche. Ajoutez l'email et enregistrez d'abord, puis revenez dans l'encart "Accès extranet".
Questions fréquentes
Peut-on modifier la fiche d'un formateur assigné à des sessions en cours ?
Oui. La modification de la fiche (nom, email, coordonnées) n'affecte pas les sessions en cours. Les sessions déjà planifiées conservent l'association avec ce formateur.
Comment changer le statut d'un formateur de "externe" à "interne" ?
Dans l'onglet "Informations générales" de la fiche, modifiez le champ "Statut" et sélectionnez "Interne". Ce champ est modifiable à tout moment. Le statut influe sur le paramétrage du coût par défaut du formateur.
Comment désactiver un formateur qui ne travaille plus pour l'OF ?
Depuis la fiche du formateur, utilisez le bouton dédié à la désactivation Archiver. Une fois désactivé, le formateur n'apparaît plus dans les suggestions d'affectation des sessions. Sa fiche reste archivée et consultable.
Voir aussi
- Créer un formateur : créer la fiche avant de la modifier
- Paramétrer le coût par défaut d'un formateur : configurer le coût horaire après modification du statut
- Consulter les sessions de formation d'un formateur : vérifier ses affectations actuelles
- Consulter et ajouter des documents liés à un formateur : gérer les pièces jointes de la fiche