Comment personnaliser l'extranet de vos contacts clients
À qui s'adresse cette page
- Pour qui : Admin OF
- Durée : 7 minutes
- Prérequis : un compte Admin OF actif, avoir identifié les champs que vous souhaitez exposer ou masquer (et le cas échéant rendre éditables) côté contact client, ainsi que les fonctionnalités que vous souhaitez activer
Quand utiliser cette procédure
Scénario : vos contacts clients (responsables formation, RH, acheteurs) sont souvent redevables auprès de leur propre hiérarchie du suivi des formations achetées. S'ils ne voient pas les informations dont ils ont besoin dans leur espace, ils appellent ou envoient des mails. Si vous leur donnez accès aux émargements et aux documents, vous réduisez ces frictions et renforcez leur fidélité. Cette page vous guide pour construire un extranet B2B adapté à votre relation commerciale et pédagogique.
Avant de commencer
- Avoir le rôle Admin OF
Aperçu : ce que vous pouvez paramétrer dans l'extranet contact client
L'extranet contact client vous offre deux mécaniques de personnalisation, configurées depuis le même écran :
- Les champs visibles sur chaque écran, et le cas échéant éditables par le contact client.
- Les fonctionnalités paramétrables, activables ou désactivables indépendamment, qui débloquent un onglet, une sous-section ou un comportement supplémentaire pour vos contacts clients.
1. Les champs visibles écran par écran
Le tableau ci-dessous récapitule, pour chaque écran de l'extranet contact client, ce que vous pouvez paramétrer côté Admin OF et l'effet dans l'extranet.
Écran (côté Admin OF) | Ce que vous paramétrez et son effet dans l'extranet contact client |
|---|---|
Liste des sessions | Les champs qui apparaissent pour chaque session dans la vue liste. Affichage : |
En-tête de session | Les champs qui apparaissent dans l'encart en haut du détail d'une session. |
Fiche session | Les champs qui apparaissent dans le détail d'une session (ouvert au clic sur l'en-tête de la session). |
Liste apprenants | Les champs qui apparaissent pour chaque apprenant dans la vue liste des apprenants d'une session. Affichage : |
Fiche apprenant | Les champs visibles, et le cas échéant éditables, du profil de l'apprenant. <br>Exemple d'usage : enrichir le CRM en demandant au contact client de compléter le numéro de téléphone d'un de ses collaborateurs apprenant. |
Liste entreprises | Les champs qui apparaissent pour chaque entreprise dans la vue liste des entreprises d'une session. Affichage : |
Fiche entreprise | Les champs visibles, et le cas échéant éditables, de l'entreprise. Les champs de base ne sont pas éditables ; seuls les champs personnalisés peuvent l'être. |
Profil | Les champs visibles, et le cas échéant éditables, dans le profil du contact client. <br>Exemple d'usage : permettre au contact de tenir à jour ses informations de contact (téléphone, fonction, etc.). |
⚠️ À noter : certains champs sont toujours visibles et ne peuvent pas être masqués. Le nom de session est toujours visible, l'email du profil est toujours visible et en lecture seule, et le nom de l'entreprise est toujours visible et en lecture seule.
2. Les fonctionnalités paramétrables
Au-delà des champs visibles, vous pouvez activer des fonctionnalités qui débloquent un onglet, une sous-section ou un comportement supplémentaire pour vos contacts clients dans leur extranet. Chaque fonctionnalité s'active indépendamment et prend effet immédiatement après enregistrement (un rechargement de l'extranet côté contact client peut être nécessaire pour voir le changement).
Onglet "Émargements" dans le détail d'une session
Ce que la fonctionnalité permet. Lorsqu'elle est activée, le détail d'une session côté contact client affiche un onglet "Émargements" qui liste, pour chaque créneau de la session, les apprenants présents, absents et non traités.
Effet d'une désactivation. L'onglet "Émargements" disparaît côté contact client. Les URLs directes vers cet onglet redirigent vers l'onglet "Documents" par défaut. Aucune donnée n'est perdue : les émargements restent accessibles côté Admin OF et formateur.
Onglet "Évaluations" dans le détail d'une session
⚠️ Fonctionnalité en cours de construction. L'onglet est pour l'instant un placeholder : il s'affiche mais ne contient aucune donnée. Laissez la fonctionnalité désactivée tant que la version complète n'est pas déployée.
Ressources pédagogiques dans l'onglet "Documents"
Ce que la fonctionnalité permet. Lorsqu'elle est activée, le détail d'une session côté contact client, sous l'onglet "Documents", expose une sous-section "Ressources pédagogiques" qui liste les ressources pédagogiques de la session que le formateur a marquées comme visibles depuis son extranet.
À noter. Les documents contact client (qui sont personnalisés par commanditaire) restent toujours visibles dans l'onglet "Documents", indépendamment de cette fonctionnalité. La fonctionnalité ne concerne que la sous-liste "Ressources pédagogiques".
Effet d'une désactivation. La sous-section "Ressources pédagogiques" disparaît côté contact client. Les documents contact client restent visibles. Les ressources pédagogiques restent accessibles aux formateurs et apprenants selon leur paramétrage propre.
Pièces jointes à l'extranet lors de l'envoi d'un mail
Ce que la fonctionnalité permet. Lorsqu'elle est activée, les documents attachés à un mail envoyé à un contact client depuis un workflow (par exemple convocation, convention) sont automatiquement déposés sur l'extranet du contact client destinataire, en plus d'être attachés au mail.
Portée. La fonctionnalité s'applique aux workflows Commanditaire Entreprise et aux workflows Suivi Apprenant Entreprise qui utilisent l'action "Envoyer un mail avec documents". Les documents générés et les URLs suggérées configurées dans l'action sont déposés dans l'espace du contact client correspondant.
Effet d'une désactivation. Les mails continuent de partir avec leurs pièces jointes, mais sans dépôt automatique sur l'extranet. Les documents déjà déposés sur l'extranet avant la désactivation restent en place.
Étapes
1. Ouvrir l'écran de personnalisation de l'extranet contact client
Depuis le menu latéral, dans la section "Divers", cliquez sur "Paramètres". Dans la page qui s'ouvre, ouvrez l'onglet "Extranet" puis la section "Extranet contact client".
2. Repérer les éléments à paramétrer
L'écran affiche deux blocs distincts :
- Les écrans paramétrables (liste des sessions, en-tête de session, fiche session, liste apprenants, fiche apprenant, liste entreprises, fiche entreprise, profil). Sous chaque écran, les champs disponibles sont listés avec une case à cocher "Visible". Sur les écrans qui le permettent (typiquement la "Fiche apprenant", le "Profil" contact client, et la "Fiche entreprise" pour les champs personnalisés), une case à cocher "Editable" s'ajoute, ainsi qu'une case "Multi-ligne" pour élargir la zone de saisie.
- Les fonctionnalités paramétrables : chaque fonctionnalité dispose d'une case à cocher unique pour l'activer ou la désactiver. Le détail de chaque fonctionnalité est décrit dans la section Les fonctionnalités paramétrables plus haut.
3. Rendre un champ visible ou activer une fonctionnalité
Pour un champ, cochez la case "Visible" du champ concerné dans l'écran approprié pour l'afficher dans l'extranet contact client. Décochez-la pour le masquer.
Pour une fonctionnalité, cochez la case correspondant à la fonctionnalité (par exemple "Onglet Émargements" ou "Ressources pédagogiques dans l'onglet Documents") pour l'activer. Décochez-la pour la désactiver.
⚠️ À noter : certains champs sont toujours visibles et ne peuvent pas être masqués (voir l'encart À noter plus haut).
4. Rendre un champ éditable par le contact client
Sur les écrans qui le permettent (typiquement la "Fiche apprenant", le "Profil" contact client, et la "Fiche entreprise" pour les champs personnalisés), cochez la case "Editable" du champ concerné pour autoriser le contact à le modifier depuis son extranet. Cochez aussi "Multi-ligne" si la valeur attendue est longue et nécessite une zone de saisie plus large.
⚠️ Attention : un champ éditable doit obligatoirement être visible. Si vous cochez "Editable" sans "Visible", le champ ne sera ni affiché ni modifiable.
5. Enregistrer la configuration
Cliquez sur le bouton "Enregistrer" en bas de la section pour appliquer la nouvelle configuration.
6. Vérifier le résultat côté contact client
Comptez une trentaine de secondes pour que la nouvelle configuration soit appliquée. Connectez-vous ensuite à un compte contact client de test pour vérifier que les champs activés s'affichent, que les champs masqués ont bien disparu des écrans concernés, et que les fonctionnalités activées sont accessibles (onglets supplémentaires, sous-sections, etc.).
💡 Astuce : créez un contact client de démonstration rattaché à une entreprise fictive, avec une session test, pour pouvoir tester vos changements sans connexion à un vrai client.
Résultat attendu
Vous avez maintenant : un extranet contact client qui n'expose à vos interlocuteurs B2B que les champs pertinents pour votre relation commerciale et pédagogique, écran par écran, et qui n'active que les fonctionnalités que vous voulez leur ouvrir. Les changements deviennent effectifs en une trentaine de secondes : à la prochaine ouverture ou actualisation de leur extranet, les contacts clients voient les champs activés, ne voient plus ceux que vous avez masqués, et accèdent aux fonctionnalités que vous avez activées.
Pièges fréquents
- Un contact client ne voit pas un champ que vous pensiez avoir activé : vérifiez que la case "Visible" est bien cochée pour ce champ sur l'écran concerné. Un même champ peut être visible sur un écran et masqué sur un autre : le paramétrage est par écran.
- Un contact client ne peut pas modifier un champ alors qu'il devrait pouvoir : la case "Editable" doit être cochée en plus de "Visible" sur l'écran concerné (typiquement la "Fiche apprenant", le "Profil" ou un champ personnalisé d'une "Fiche entreprise"). Un champ éditable doit aussi être visible.
- Un contact client ne peut pas saisir un texte long dans un champ éditable : la case "Multi-ligne" n'est pas cochée. Cochez-la pour élargir la zone de saisie.
- Un contact client ne voit pas l'onglet "Émargements" ou la sous-section "Ressources pédagogiques" : la fonctionnalité correspondante n'est pas activée. Vérifiez le paramétrage dans la section Les fonctionnalités paramétrables.
- Les mails partent sans dépôt sur l'extranet : la fonctionnalité "Pièces jointes à l'extranet lors de l'envoi d'un mail" n'est pas activée, ou le workflow utilisé n'est pas un workflow Commanditaire Entreprise / Suivi Apprenant Entreprise, ou l'action utilisée n'est pas "Envoyer un mail avec documents".
- Un contact client signale un onglet "Évaluations" vide : c'est attendu. L'onglet "Évaluations" est pour l'instant un placeholder ; désactivez la fonctionnalité tant que la version complète n'est pas déployée.
- Les changements ne sont pas visibles immédiatement : c'est normal. Comptez une trentaine de secondes pour que la nouvelle configuration soit appliquée côté contact client. Un rechargement de l'extranet par le contact peut être nécessaire pour voir un changement de fonctionnalité.
Questions fréquentes
Si je masque un champ ou désactive une fonctionnalité, les données associées sont-elles supprimées ?
Non. Masquer un champ ou désactiver une fonctionnalité le retire seulement de l'affichage côté contact client. Toutes les données restent stockées dans SmartOF et redeviennent accessibles si vous réactivez le champ ou la fonctionnalité. Les documents déjà déposés sur l'extranet avant désactivation de la fonctionnalité "Pièces jointes à l'extranet" restent en place.
Puis-je avoir un extranet différent selon le contact client ou selon son entreprise ?
Non. Le paramétrage est global à l'extranet contact client et s'applique à tous les contacts clients ayant accès à leur espace, quelle que soit leur entreprise. Si vous voulez différencier l'expérience par client, agissez sur les données associées à chaque entreprise (par exemple ne pas partager certains documents) plutôt que sur la structure de l'extranet.
Mes contacts clients voient-ils les apprenants ou les sessions des autres entreprises ?
Non. Chaque contact client ne voit que les sessions et apprenants rattachés à son entreprise. Le cloisonnement par entreprise est appliqué au niveau applicatif, indépendamment du paramétrage des champs visibles et des fonctionnalités activées.
Mes contacts clients doivent-ils se reconnecter pour voir les changements ?
Pour un changement de champ, non : il devient effectif en une trentaine de secondes côté contact client, à sa prochaine interaction avec l'extranet. Pour un changement de fonctionnalité (par exemple activation d'un onglet), un rechargement de la page peut être nécessaire côté contact pour voir l'élément apparaître. Prévenez vos contacts en cas de changement structurant.
L'onglet "Évaluations" est désactivé par défaut, dois-je l'activer ?
Non, laissez-le désactivé tant que la fonctionnalité n'est pas marquée comme complète. L'onglet est actuellement un placeholder : l'activer expose un onglet vide à vos contacts clients, sans valeur d'usage.
Le paramétrage de l'extranet contact client est-il indépendant des extranets apprenant et formateur ?
Oui. Chaque extranet a son propre paramétrage (champs et fonctionnalités). Modifier l'extranet contact client n'affecte pas ce que voient vos apprenants ni vos formateurs.
Voir aussi
- Comment personnaliser l'extranet de vos apprenants, pour faire le même travail côté apprenant
- Comment personnaliser l'extranet de vos formateurs, pour faire le même travail côté formateur
- Comment personnaliser les couleurs de l'extranet de vos utilisateurs, pour aligner la palette commune
- Créer un contact client, prérequis pour donner un accès extranet