Comment consulter mes factures reçues
À qui s'adresse cette page
- Pour qui : Admin OF
- Durée : 4 minutes
- Prérequis : avoir la facturation électronique activée sur votre organisme
ℹ️ La réception de factures n'est disponible que pour les organismes qui utilisent la facturation électronique. Les factures y arrivent automatiquement quand un fournisseur vous les adresse par le réseau.
Quand utiliser cette procédure
Scénario : un de vos fournisseurs vous a adressé une facture par le réseau de facturation électronique. Vous voulez vérifier son montant et son échéance, savoir lesquelles sont en retard de paiement, et suivre où elles en sont côté réseau.
Avant de commencer
- Avoir le rôle Admin OF
- Avoir la facturation électronique activée
Comprendre les statuts d'une facture reçue
Une facture reçue peut prendre les statuts suivants :
Statut | Signification |
|---|---|
Reçue | La facture est arrivée par le réseau et attend votre traitement |
En retard | La date d'échéance est dépassée et la facture n'est pas payée |
En litige | Vous avez signalé une erreur sur la facture ; le fournisseur est notifié |
Payée | Le paiement de la facture est enregistré |
Refusée | Vous avez refusé définitivement la facture ; elle est archivée |
ℹ️ Seul le statut "En retard" est calculé par SmartOF (à partir de l'échéance). Les autres statuts proviennent du réseau de facturation électronique.
Étapes
1. Ouvrir l'onglet "Factures reçues"
Depuis le menu Factures, ouvrez l'onglet "Factures reçues".
2. Lire les indicateurs en haut de page
Quatre indicateurs récapitulent votre situation :
- À payer : montant TTC des factures reçues qui restent à régler. Cet indicateur n'est pas encore fonctionnel (limite connue).
- En retard : montant TTC des factures dont l'échéance est dépassée
- Payées ce mois : montant TTC des factures réglées sur le mois en cours
- En litige : montant TTC des factures que vous avez signalées
3. Filtrer et rechercher
Cliquez sur un onglet de statut ("Toutes", "Reçues", "En retard", "En litige", "Payées", "Refusées") pour n'afficher que les factures concernées. Chaque onglet indique le nombre de factures.
Affinez avec les filtres "Émission", "Échéance" et "Fournisseurs", ou utilisez la barre de recherche "Fournisseur, SIREN, n° de facture…".
4. Ouvrir une facture reçue
Cliquez sur une ligne pour ouvrir le détail. Vous y trouvez le document ("PDF original" ou "XML"), le montant TTC, l'échéance, et le bloc "Facturation" (date d'émission, date d'échéance, montant HT, TVA, montant TTC).
5. Consulter le cycle électronique
Dans le détail de la facture, la section "Cycle électronique" retrace les étapes réseau de la facture, horodatées, avec le code brut renvoyé par la plateforme (par exemple "Prise en charge" avec le code "IN_HAND").
Utilisez l'icône de rafraîchissement pour récupérer le dernier état connu côté réseau.
Résultat attendu
Vous avez maintenant : la liste de vos factures reçues filtrée par statut, les montants à payer et en retard visibles en un coup d'œil, et l'avancement réseau de chaque facture consultable dans son détail.
Pièges fréquents
- Une facture reçue n'apparaît pas : elle n'a peut-être pas encore été transmise par le fournisseur sur le réseau, ou elle a été refusée et archivée. Vérifiez l'onglet "Refusées".
- Le statut ne reflète pas le dernier état réseau : cliquez sur l'icône de rafraîchissement dans la section "Cycle électronique" pour forcer la récupération.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre "Factures reçues" et mes factures émises ?
Les factures reçues sont celles que vos fournisseurs vous envoient par le réseau de facturation électronique. Vos factures émises sont celles que vous adressez à vos clients. Les deux se gèrent depuis le menu Factures, dans des onglets distincts.
Pourquoi seul le statut "En retard" est-il calculé par SmartOF ?
Parce que le retard dépend de la date d'échéance, que SmartOF connaît. Les autres statuts (Reçue, En litige, Payée, Refusée) reflètent des évènements remontés par le réseau ou des actions que vous déclenchez.
Que veut dire un code comme "IN_HAND" dans le cycle électronique ?
C'est le code brut renvoyé par la plateforme de facturation électronique pour l'étape en cours (ici "Prise en charge"). SmartOF affiche à la fois le libellé lisible et le code d'origine.
Comment mettre à jour le cycle électronique d'une facture reçue ?
Ouvrez la facture, puis cliquez sur l'icône de rafraîchissement dans la section "Cycle électronique". SmartOF récupère le dernier état connu côté réseau.
Voir aussi
- Comment contester une facture reçue — signaler une erreur ou refuser une facture reçue
- Comment gérer mes factures — suivre vos factures émises
- Comment suivre le cycle électronique d'une facture — l'équivalent côté factures émises
Glossaire de cette page
- Cycle électronique : l'avancement d'une facture sur le réseau de facturation électronique, décrit par des étapes horodatées et des codes renvoyés par la plateforme.
- Facture reçue : une facture qu'un fournisseur vous adresse par le réseau de facturation électronique.