Comment contester une facture reçue

À qui s'adresse cette page

• Pour qui : Admin OF

• Durée : 3 minutes

• Prérequis : avoir la facturation électronique activée et une facture reçue à traiter

ℹ️ La contestation n'est disponible que pour les organismes qui utilisent la facturation électronique.

Quand utiliser cette procédure

Scénario : un fournisseur vous a adressé une facture par le réseau, mais le montant est erroné ou la prestation ne correspond pas. Vous voulez le signaler pour correction, ou refuser la facture si elle n'a pas lieu d'être.

Avant de commencer

• Comment consulter mes factures reçues — pour ouvrir la facture concernée

• Avoir le rôle Admin OF

• Avoir la facturation électronique activée

Comprendre les deux options de contestation

⚠️ Attention : le refus est définitif. Ne l'utilisez que si vous êtes certain que la facture n'a pas lieu d'être. En cas de doute, préférez le signalement, qui est réversible.

Étapes

1. Ouvrir la facture et lancer la contestation

Ouvrez la facture reçue concernée, puis cliquez sur "Contester la facture" en bas du panneau de droite.

2. Choisir entre signaler et refuser

Une fenêtre s'ouvre. Choisissez :

• "Signaler une erreur sur la facture" (réversible) : la facture passera en litige et le fournisseur sera notifié.

• "Refuser définitivement la facture" (définitif) : la facture sera refusée et archivée.

Cliquez sur "Continuer".

3. Sélectionner le motif

Sélectionnez le motif de la contestation, entrez un message (optionnel) et cliquez sur "Continuer".

4. Confirmer

Cliquez sur "Confirmer le signalement" pour enregistrer la contestation.

Résultat attendu

Vous avez maintenant : la facture au statut "En litige" (si vous avez signalé une erreur, le fournisseur étant notifié du motif) ou "Refusée" et archivée (si vous avez refusé définitivement).

Pièges fréquents

• Vous avez refusé une facture par erreur : le refus est définitif et la facture est archivée. Pour être facturé de nouveau, demandez au fournisseur de réémettre une facture.

• Le fournisseur n'a pas réagi au litige : le signalement le notifie du motif, mais la correction dépend de lui. Contactez le fournisseur pour régler le litige.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre signaler une erreur et refuser une facture ?

Signaler une erreur passe la facture en litige et notifie le fournisseur du motif : c'est réversible. Refuser définitivement archive la facture et la sort de votre comptabilité : c'est définitif. En cas de doute, préférez le signalement.

Le fournisseur est-il prévenu quand je signale une erreur ?

Oui. Quand vous signalez une erreur, le fournisseur est notifié du motif que vous avez sélectionné, afin qu'il puisse corriger la facture.

Que devient une facture refusée ?

Elle est refusée et archivée, et n'est plus prise en compte dans votre comptabilité. Vous la retrouvez dans l'onglet "Refusées" de la liste des factures reçues.

Puis-je annuler un signalement d'erreur ?

Le signalement est réversible, contrairement au refus. Le statut évolue ensuite selon la suite donnée : par exemple, si le fournisseur déclare la facture comme payée, elle passe à ce statut plutôt que de rester "En litige".

Voir aussi

• Comment consulter mes factures reçues — retrouver et ouvrir une facture reçue

• Comment suivre le cycle électronique d'une facture — comprendre les statuts réseau côté factures émises

Glossaire de cette page

• En litige : statut d'une facture reçue dont vous avez signalé une erreur ; le fournisseur est notifié du motif.

• Refusée : statut d'une facture reçue que vous avez refusée définitivement ; elle est archivée et sortie de la comptabilité.