Comment dupliquer un produit de formation

À qui s'adresse cette page

• Pour qui : Admin OF

• Durée : 3 minutes

• Prérequis : au moins un produit de formation déjà créé dans votre catalogue

Quand utiliser cette procédure

Scénario : votre catalogue contient déjà une formation, et vous devez en créer une variante très proche (même programme à une journée près, même public avec un niveau différent, déclinaison intra à partir d'une formation inter). Plutôt que de repartir d'un produit vide et de tout ressaisir, vous copiez le produit existant et vous ne retouchez que ce qui change.

Avant de commencer

• Créer un produit de formation : il faut au moins un produit source à dupliquer.

• Avoir le rôle Admin OF.

Étapes

1. Ouvrir la liste des produits de formation

Depuis le menu latéral, ouvrez "Produits de formation". La liste de vos produits existants s'affiche.

2. Lancer la duplication du produit source

Repérez le produit à copier dans la liste. Sur sa ligne, cliquez sur "Actions", puis sur "Dupliquer le produit".

💡 Astuce : la duplication est la deuxième méthode de création d'un produit, en plus de la saisie classique. Elle est la plus rapide quand une formation proche existe déjà.

3. Renommer le nouveau produit

SmartOF crée aussitôt la copie et la nomme avec le suffixe "(copie)". Ouvrez-la et renommez-la pour la distinguer de l'original dans votre liste.

4. Ajuster les informations héritées

Le produit dupliqué reprend tout le contenu de l'original : informations pédagogiques Qualiopi, lignes de tarif, objectifs, liens vers les questionnaires et enquêtes de satisfaction, ressources et documents, champs BPF, modèle de session par défaut. Deux réglages ne sont pas repris : le statut repasse à "En cours de rédaction", et la publication au catalogue est désactivée.

Ouvrez la fiche du produit dupliqué et adaptez ce qui diffère de l'original (intitulé public, durée, objectifs, programme, tarifs), puis republiez-le au catalogue si besoin.

⚠️ Attention : l'intitulé public est copié tel quel depuis l'original. S'il n'est pas modifié, deux produits porteront le même intitulé sur vos devis, conventions et attestations. Vérifiez-le avant la première session.

Résultat attendu

Vous avez maintenant : un nouveau produit de formation dans votre catalogue, pré-rempli à partir d'un produit existant, prêt à être ajusté puis proposé en devis ou décliné en session.

Pièges fréquents

• Deux produits avec le même intitulé public : l'intitulé a été copié depuis l'original et pas modifié → ouvrez la fiche du produit dupliqué et corrigez l'intitulé avant de l'utiliser sur un devis ou une session.

• Tarifs hérités inadaptés : les lignes de tarif copiées correspondent à l'ancien produit → vérifiez et ajustez les tarifs sur le produit dupliqué avant toute facturation.

• Codes BPF non revus : le produit dupliqué reprend les codes BPF de l'original, qui peuvent ne pas correspondre à la nouvelle formation → contrôlez bpf_specialite et bpf_categorie pour une ventilation correcte en fin d'année.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qui est copié quand je duplique un produit de formation ?

La duplication reprend tout le contenu du produit source : informations pédagogiques (objectifs, programme, modalités), lignes de tarif, liens vers les questionnaires et enquêtes de satisfaction, ressources et documents, champs BPF, modèle de session par défaut. Deux exceptions : le statut du nouveau produit repasse à "En cours de rédaction", et sa publication au catalogue est désactivée. Vérifiez chaque bloc avant de l'utiliser.

Le produit d'origine est-il modifié quand je le duplique ?

Non. La duplication crée un produit indépendant. Les modifications que vous faites ensuite sur la copie n'affectent pas le produit d'origine, et inversement.

Les sessions créées à partir du produit d'origine sont-elles dupliquées aussi ?

Non. La duplication porte sur le produit de formation (l'offre catalogue), pas sur ses sessions. Les sessions sont des instances datées que vous créez séparément à partir du produit dupliqué.

Voir aussi

• Créer un produit de formation : la méthode de création par saisie classique, à partir d'un produit vide.

• Importer un catalogue de produits de formation avec Excel : pour créer plusieurs produits en une fois plutôt qu'un par un.

• Définir le modèle de session par défaut d'un produit de formation : à revérifier sur le produit dupliqué.