Comment suivre le cycle électronique d'une facture

Suivez l'avancement d'une facture sur le réseau de facturation électronique, repérez les factures qui demandent une action et identifiez les désynchronisations avec le statut de paiement.

À qui s'adresse cette page

Pour qui : Admin OF

Durée : 4 minutes

Prérequis : avoir la facturation électronique activée sur votre organisme et au moins une facture émise sur le réseau

ℹ️ Cette page concerne uniquement les organismes qui utilisent la facturation électronique. Si ce n'est pas votre cas, seul le suivi de paiement décrit dans Comment gérer mes factures s'applique.

Quand utiliser cette procédure

Scénario : en fin de mois, avant de lancer vos relances, vous voulez savoir où en sont vos factures côté réseau. Une facture apparaît "approuvée" sur le réseau mais reste impayée à l'échéance : vous voulez repérer cet écart. Une autre a été rejetée : vous voulez comprendre pourquoi et la corriger.

Avant de commencer

Comment gérer mes factures — pour naviguer dans la liste des factures

Avoir le rôle Admin OF

Avoir la facturation électronique activée

Comprendre les deux axes d'une facture

Une facture émise vit sur deux axes distincts :

L'axe métier (le paiement) : piloté par vous dans SmartOF. C'est le statut principal de la facture (Émise, En retard, Payée…), visible dans la colonne "Statut" et dans les onglets de la liste.

L'axe réseau (le cycle électronique) : renvoyé par la plateforme de facturation électronique. Il décrit l'avancement de la facture sur le réseau (déposée, approuvée, encaissée…).

Les deux axes n'avancent pas toujours ensemble. Le suivi du cycle électronique sert justement à voir l'axe réseau et à repérer quand il diverge du paiement.

Étapes

1. Repérer l'état réseau dans la liste

Dans la liste des factures, la colonne "Cycle électronique" affiche l'état réseau de chaque facture.

Colonne Cycle électronique dans la liste des factures

2. Consulter l'historique des statuts d'une facture

Ouvrez une facture, puis consultez la section "Historique des statuts". Elle retrace la timeline du cycle électronique :

les étapes réalisées, horodatées, avec le code brut renvoyé par la plateforme

les prochaines étapes à venir, affichées en pointillés avec un badge "à venir"

Section Historique des statuts sur la fiche facture

Résultat attendu

Vous avez maintenant : une vue de l'avancement réseau de chaque facture.

Pièges fréquents

Une facture affiche "État non reconnu" : la plateforme a renvoyé un statut que SmartOF ne cartographie pas encore. Il n'est jamais interprété automatiquement. Si une facture reste dans cet état, contactez le support SmartOF.

Une facture est "approuvée" côté réseau mais reste "En retard" : c'est une désynchronisation normale. L'approbation réseau ne vaut pas paiement.

Confusion entre "Rejetée" et "Refusée" : "Rejetée" est un échec en amont (facture irrecevable techniquement ou refusée pour un motif métier). "Refusée" est un refus du client en aval, pour un motif commercial.

Cas particuliers

Facture rejetée : irrecevable ou motif métier

Une facture "Rejetée" regroupe deux cas, différenciés par un motif :

Irrecevable : échec technique (par exemple un SIRET invalide).

Rejet métier : la facture est refusée pour un motif de conformité en amont.

Dans les deux cas, la facture ne se corrige pas puis ne se renvoie pas directement : créez un avoir pour l'annuler, puis émettez une nouvelle facture. Voir Comment annuler une facture avec un avoir.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre le statut de ma facture et son "cycle électronique" ?

Le statut (colonne "Statut") décrit le paiement, piloté par vous dans SmartOF : Émise, En retard, Payée, etc. Le "cycle électronique" décrit l'avancement de la facture sur le réseau de facturation électronique : déposée, approuvée, encaissée, etc. Les deux avancent indépendamment.

Pourquoi une facture est "approuvée" sur le réseau mais toujours "En retard" ?

Parce que l'approbation réseau ne signifie pas que vous avez été payé. L'axe réseau confirme que la facture a été acceptée par la plateforme ; l'axe métier suit le paiement réel. Un encart de désynchronisation sur la fiche vous signale cet écart.

Que veut dire "État non reconnu" ?

La plateforme a renvoyé un statut que SmartOF ne sait pas encore rattacher à un état connu. SmartOF ne l'interprète jamais automatiquement et l'affiche tel quel pour éviter toute erreur. Si une facture reste dans cet état, contactez le support SmartOF.

Quelle est la différence entre "Rejetée" et "Refusée" ?

"Rejetée" est un échec en amont : la facture est irrecevable techniquement (par exemple SIRET invalide) ou refusée pour un motif métier. "Refusée" est un refus du client en aval, pour un motif commercial.

Le montant que je saisis en paiement est-il transmis au réseau ?

Oui. Quand vous marquez une facture comme payée, vous saisissez le montant perçu. Ce montant est transmis au réseau de facturation électronique pour que l'acheteur le reçoive. Il peut être négatif, par exemple pour corriger une erreur de paiement précédente. Voir Comment marquer une facture comme payée.

Qu'est-ce qu'une facture "Partiellement payée" ?

Une facture est "Partiellement payée" quand le montant perçu est supérieur à 0 mais inférieur au montant total de la facture. Dès que le montant perçu atteint le total, la facture passe au statut "Payée".

Voir aussi

Comment gérer mes factures — naviguer, filtrer et suivre le paiement de vos factures

Comment marquer une facture comme payée — mettre à jour l'axe métier d'une facture

Comment envoyer une facture par mail — action disponible depuis la fiche facture

Comment annuler une facture avec un avoir — traiter une facture à corriger

Glossaire de cette page

Axe métier : le statut de paiement de la facture, piloté par l'organisme dans SmartOF (Émise, En retard, Payée…).

Axe réseau (cycle électronique) : l'avancement de la facture sur le réseau de facturation électronique, renvoyé par la plateforme (déposée, approuvée, encaissée…).